En este artículo te enseñaremos a añadir una serie de configuraciones estándar para todas las automatizaciones de la renta de los inquilinos que después faciliten y agilicen el proceso de programación de ingresos a inquilinos.
PAra ello hay que configurar los modelos de ingresos a inquilinos, es decir, los parámetros comunes entre todos los ingresos de rentas a inquilinos. Esto se gestiona desde el menú lateral izquierdo, navegando desde el menú de la izquierda a Finanzas> Ingresos y el apartado de Configuraciones Generales que hay en la parte superior derecha de esa pantalla.
En la pestaña que aparece a continuación, hay dos opciones:
Primer ingreso de la renta del contrato: la configuración del primer pago del inquilino, en caso de que incluya conceptos distintos o adicionales al resto de meses. Por ejemplo la fianza, depósito, honorarios de gestión... no es necesario configurarlo si el pago del primer mes es igual al del resto de meses.
Ingreso programado de la renta del contrato: lo que pagarán los inquilinos durante los demás meses hasta el fin de su contrato.
Para ambos casos, si existen diferentes modelos (por ejemplo, casos en los que se emite factura y casos en los que no) podrás añadir varias configuraciones distintas. Habrá algunos campos que, por su naturaleza variable, se indican más adelante, al asociar esta configuración a un inquilino y contrato específico. Por ejemplo series de facturación, pagador y receptor del pago...
1. Primer ingreso de la renta
Para indicar las configuraciones estándar del primer ingreso de la renta, que suele ser distinto del resto por incluir conceptos de fianza, depósito, honorarios de gestión... clica sobre el apartado del primer ingreso de la renta. En este apartado habrá que rellenar los siguientes campos:
Nombre: cómo identificar esta configuración, especialmente en caso de existir varias. Por ejemplo primer ingreso renta habitual, primer ingreso renta por habitaciones, primer ingreso renta con factura...
Descripción: una breve descripción (opcional) de la configuración. Qué conceptos incluye, en qué casos se utiliza, etc.
Antelación de generación: días de antelación (o el mismo día) de la fecha contable del ingreso con la que se visualizará el ingreso en el programa. Lo habitual es indicar en este campo el día de inicio del contrato. Este campo indicará con cuántos días de antelación con respecto a esa fecha se generará el ingreso. Por ejemplo, si se indican 5 días antes y el primer ingreso debe llevar fecha del 1 del mes, el ingreso se generará el 26/27 del mes anterior.
Fecha de vencimiento: es un campo opcional. Es la fecha límite que el inquilino tiene para pagar. Por ejemplo, el inquilino tiene 5 días para pagar la renta a partir del día del ingreso.
Conceptos a incluir: habrá que indicar qué conceptos, originarios del contrato, se incluirán en el primer ingreso de la renta: la renta, la fianza, la cuota de suministros... Si en el contrato se ha activado el prorrateo en el contrato, éste se aplicará al primer mes en caso de entrar el inquilino a mitad de mes. Si se marca aquí un concepto (por ejemplo depósito, servicios adicionales...) y no se rellena después al añadir el contrato, el ingreso se generará con normalidad sin tener en cuenta estos conceptos.
Conceptos a incluir: habrá que indicar qué conceptos, originarios del contrato, se incluirán en el primer ingreso de la renta: la renta, la fianza, la cuota de suministros... Si en el contrato se ha activado el prorrateo en el contrato, éste se aplicará al primer mes en caso de entrar el inquilino a mitad de mes. Si se marca aquí un concepto (por ejemplo depósito, servicios adicionales...) y no se rellena después al añadir el contrato, el ingreso se generará con normalidad sin tener en cuenta estos conceptos.
Configuración avanzada: otros detalles de la configuración:
Emitir factura: habrá que marcarlo si se quiere generar una factura de la renta o de algún otro concepto. Se podrá seleccionar entonces la opción de crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si al mes que viene el gestor revisa los borradores el día 3 del mes y las emite en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha de inicio/siguiente indicada al inicio del formulario.
Contabilizar: en caso de que se utilice la funcionalidad de generar asientos contables desde la plataforma para su exportación a otro software contable, desde aquí es indica qué camino contable se utilizará para este primer ingreso de la renta.
Liquidar ingreso: esto se marcará sólo si se cumplen las dos condiciones. En caso de que así sea, se deberá marcar siempre liquidar a propietario:
Eres un gestor de terceros que recibe la renta del inquilino y después la transfiere al propietario
El propietario recibe renta + suministros que el inquilino paga - honorarios. Si el propietario solo recibe renta - honorarios, no habrá que marcarlo.
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
En la parte inferior del formulario, clica Guardar para utilizar esta configuración en el futuro.
2. Configurar el ingreso recurrente
Esta configuración será la que tomarán los inmuebles para todos los meses hasta el fin de los contratos, desde el segundo mes en caso de indicarse un primer ingreso y desde el primero en caso de no ser así. En este caso se configurarán los siguientes campos:
Nombre: forma de identificar, a la hora de elegir configuración, este modelo. Por ejemplo renta alquiler habitual, renta alquiler con factura, renta alquiler por habitaciones...
Configuración de fechas
Frecuencia: ¿con qué frecuencia cobrarás la renta al inquilino? Por ejemplo, mensual para cobrar la renta cada mes.
Fecha que figurará en el ingreso: la fecha contable del ingreso. Lo habitual es que sea el día 1 del mes. También puede indicarse que coincida con el día de inicio del contrato. Por ejemplo, si un contrato inició el día 3 de un mes, los ingresos siempre se generarán para ese contrato el 3 de cada mes; si otro contrato comenzó el 15 de un mes se generarán el 15 de cada mes, etc. En caso de que un contrato comience el último día de un mes, el programa automáticamente cobrará la renta siempre el último día del mes, independientemente del número de días que el mes tenga.
Antelación de generación: puede ser la misma que la del ingreso (el ingreso se generará en la misma fecha indicada antes), o unos días antes para poder revisar con tiempo los ingresos antes de que los inquilinos comiencen a pagar.
Fecha de vencimiento: es opcional. Solo habrá que generarlo si el inquilino tiene una fecha límite para pagar la renta. Por ejemplo, el inquilino tiene 5 días para pagar la renta a partir del día del ingreso, por lo tanto, tiene hasta el día 5 del mes para pagar.
Conceptos a incluir: habría que marcar la renta para que al inquilino se le cobre el alquiler. Cuota de suministros si el inquilino paga los suministros junto con la renta como una cuota fija y Servicios adicionales si hay otras cuotas recurrentes fijadas en el contrato: basuras, limpiezas, catering... distintas de los gastos de tipo suministros del inmueble.
Otros conceptos:
Marca gastos pendientes de cobro si el inquilino pagará los suministros a parte de la renta o si existe la posibilidad de sumar puntualmente algún gasto adicional a la renta (por ejemplo, una avería). Puedes también elegir la opción de que el inquilino reciba las evidencias adjuntas a estos gastos (facturas, presupuestos...).
Balance de suministros sólo habría que marcarlo si el inquilino paga una cuota fija de suministros cuyo importe se compense cada mes (sumando o restando dependiendo de si el gasto real ha sido mayor o menor que la cuota que paga).
Gastos reembolsables descontará al inquilino de la renta aquellos gastos que pueda haber adelantado y que el propietario deba devolverle. Por ejemplo, si el inquilino adelanta el pago de una reparación en el inmueble que le corresponde pagar al propietario.
La opción de descuentos de anticipos permite, en caso de que el inquilino pague alguna cantidad por anticipado, descontar automáticamente del esa misma cantidad del siguiente ingreso generado del inquilino.
Configuración avanzada: indica aquí otros detalles de la configuración.
Emitir factura: habrá que marcarlo si se quiere generar una factura de la renta o de algún otro concepto. Se podrá seleccionar entonces la opción de crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si al mes que viene el gestor revisa los borradores el día 3 del mes y las emite en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha de inicio/siguiente indicada al inicio del formulario.
Contabilizar: en caso de que se utilice la funcionalidad de generar asientos contables desde la plataforma para la exportación de asientos contables a otro software contable, desde aquí es indica qué camino contable se utilizará para este primer ingreso de la renta.
Liquidar ingreso: esto se marcará sólo si se cumplen las dos condiciones. En caso de que así sea, se deberá marcar siempre liquidar a propietario:
Eres un gestor de terceros que recibe la renta del inquilino y después la transfiere al propietario
El propietario recibe renta + suministros que el inquilino paga - honorarios. Si el propietario solo recibe renta - honorarios, no habrá que marcarlo.
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
Una vez configurado el formulario, guarda los cambios. Podrás añadir varios formularios de ingreso en caso de haber varias casuísticas de factura, conceptos...
Una vez seguidos estos pasos quedarán creadas las configuraciones de ingresos, primer ingreso y recurrente. Estas configuraciones podrán asignarse a los contratos de alquiler de los inquilinos una vez se añadan siguiendo los pasos de este artículo explicativo.