1. Incluye los datos de facturación
Antes de poder generar facturas de honorarios al propietario, incluye los datos de facturación del emisor y el receptor.
1.1. Datos de facturación del emisor:
Podrás incluirlos en Editar inmueble y dentro del acordeón de Facturación del emisor.
1.2. Datos de facturación del receptor:
Los datos del receptor, en este caso el propietario, se incluyen al pulsar Ver en la tarjeta del propietario dentro de Detalles del inmueble. Para poder generar facturas es obligatorio rellenar el nombre, el DNI/CIF y la dirección.
En caso de que los datos de contacto del propietario sean distintos de los datos de facturación puedes activar la opción de Datos de facturación distintos a los personales y rellenarlos de manera independiente.
2. Crea el modelo de gestión y la configuración de pago al propietario
Una vez añadidos los datos de facturación de emisor y receptor, entra en la pestaña Finanzas - Liquidaciones del menú de la izquierda y en el apartado de Configuraciones generales.
2.1. Modelos de gestión
En el apartado de Configuraciones generales, entra primero en el apartado de Configuración de honorarios y en el subapartado de Modelos de gestión. Clica en la opción de Crear modelos de gestión para crear el modelo de gestión con el que trabajas.
Elige la opción de Porcentaje sobre la renta si cobras a los propietarios un porcentaje de la renta del contrato o la opción Cuota fija de gestión si se cobra una cuota fija independiente de la renta del inquilino.
En cualquiera de los dos casos te preguntará si cobras el honorario en una liquidación o en un ingreso. Elige la opción de Liquidación.
Indica después cuál de estas opciones se corresponde con tu modelo de gestión:
Comisión sobre rentas de alquiler - El honorario se calculará como un porcentaje sobre el total de las rentas de contratos de alquiler activos, descontándose en la liquidación al propietario. No se consideran las rentas pagadas.
Comisión sobre rentas cobradas - El honorario se calculará como un porcentaje aplicado al total pagado de las rentas de alquiler. Si hay pagos parciales, se calculará el honorario proporcional al pago parcial. Si el inquilino no ha pagado, al propietario no se le cobra honorario.
Comisión con renta mínima garantizada - el honorario es, en principio, un porcentaje del total de las rentas de los contratos de alquiler. En caso de que las rentas sean inferiores a un importe mínimo pactado con el propietario, el honorario se calculará en función de ese mínimo.
Una vez hecho esto, el modelo de gestión quedará registrado. En caso de trabajar con varios modelos (por ejemplo, en algunos casos cobrando un porcentaje de la renta y en otros cobrando una cuota fija) habrá que crear tantos modelos de gestión como alternativas de gestión se utilicen.
2.2. Configuración general de pago al propietario
Una vez seleccionado el modelo de gestión, el siguiente paso será indicar cuál es la operativa habitual de cobro de honorarios al propietario. Para ello, en la misma pestaña de Finanzas - Liquidaciones y Configuraciones generales entra en el apartado del Cobro programado del honorario y clica en Configurar cobros recurrentes de honorario.
Lo primero que preguntará será:
Nombre de la configuración - para identificarla
Breve descripción
en caso de haber creado varios modelos de gestión en el paso anterior, elegir a cuál aplica la configuración. Cada modelo de gestión podrá tener varias configuraciones de cobro de honorarios asociada (por ejemplo en función de la frecuencia que se cobra, los conceptos que se cobran, el camino contable que se utiliza...), pero no se puede asociar una configuración de cobro a varios modelos de gestión.
Una vez rellenos estos campos, indica:
Frecuencia: habitualmente mensual, pero se pueden indicar otras frecuencias con las que cobrar Y facturar el honorario. No es posible configurar una frecuencia distinta de cobro y facturación.
Fecha de liquidación: la fecha contable a partir del que se cobra el honorario. Habitualmente será el 1 del mes.
Fecha de generación: cuántos días antes de la fecha de la liquidación se quiere tener disponible la factura y el importe a cobrar para posibles revisiones y correcciones, generación de ficheros SEPA, etc.
Fecha de vencimiento: es un campo OPCIONAL que solo se rellenará si la factura tiene una fecha límite para ser pagada.
Conceptos:
Renta: si el propietario recibe el alquiler íntegro del inquilino sin cobrar nunca otros conceptos que el inquilino pueda pagar, como gastos del inmueble.
Servicios adicionales: si el propietario cobra servicios adicionales del contrato asociados al inquilino: limpiezas, basuras...
Gastos pendientes de liquidar e ingresos pendientes de pagar: clicando en editar conceptos se puede elegir si incluir gastos o ingresos, o ambos. Los gastos pendientes de liquidar serán gastos que descontar de la renta al propietario (por ejemplo, una incidencia adelantada por el gestor). Ingresos pendientes de pagar será otra forma de añadir la renta del inquilino, en caso de que el propietario reciba la renta del contrato más cualquier otro gasto que el inquilino haya podido pagar: suministros, reparaciones... ES MUY IMPORTANTE NO MARCAR RENTA E INGRESOS PENDIENTES DE PAGAR, O UNO U OTRO PARA EVITAR DUPLICACIONES DE LA RENTA.
Generar factura: activa esta opción para facturar el honorario al propietario. Una vez marcado, podrás elegir entre crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere la liquidación, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si al mes que viene el gestor revisa los borradores el día 3 del mes y las emite en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si la liquidación se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha de generación indicada al inicio del formulario.
Contabilizar: en caso de utilizar el enlace contable, activa esta opción para generar asientos contables asociados al pago y/o factura asociada a la liquidación.
Ocultar liquidación a receptores: si no queréis notificar automáticamente al propietario, en caso de estar registrado, de la generación de la liquidación.
3. Añade el contrato con el propietario y asocia la configuración
Una vez elegido el modelo de gestión y creada la configuración general, lo siguiente será crear el contrato con el propietario e indicar qué modelo y configuración general le aplica.
Para ello, entra en la pestaña de Inmuebles del menú de la izquierda y clica sobre la tarjeta del inmueble donde añadirlo.
Una vez dentro del inmueble, despliega el apartado Contratos con propietarios. Clica en Añadir contrato para incluir la información del contrato firmado con el propietario.
En el formulario de Contrato con propietarios rellena el propietario asociado, el nombre con el que identificarlo y las fechas de inicio y fin del mismo (si aplica), si es prorrogable, etc.
Una vez hecho esto, clica en asignar modelo de gestión para indicar con qué modelo se corresponde este contrato.
Una vez elegido el modelo de gestión, preguntará por el honorario que cobrar al propietario, fijo o porcentual.
Si el propietario percibe la parte proporcional del honorario en el primer o último mes en caso de que el inquilino entre o salga a mitad de mes, puedes activar la opción de prorratear el honorario.
Una vez relleno esto, podrás activar la opción de Programa tus movimientos para que el movimiento de la retribución al propietario se refleje automáticamente cada mes en el usuario.
Una vez activa la opción de Programa tus movimientos selecciona la configuración del desplegable que crearas en el paso anterior. Ten en cuenta que el modelo de gestión elegido en el contrato debe coincidir con el elegido en la configuración general.
Elige entonces:
Emisor de la liquidación: quién será el emisor de la factura de honorarios y pagador de la liquidación.
Serie de facturación: qué serie de facturación se seguirá para emitir la factura del honorario.
Una vez creado el contrato con el propietario con esta configuración, cada mes se generará automáticamente la liquidación con el importe y la factura que corresponda al propietario.