Si gestionas inmuebles de terceros, automatiza la retribución del propietario y, si aplica, la facturación. Para ello, es necesario seguir dos pasos:
1. Configuración del modelo de pago
El primer paso consistirá en configurar el modelo a seguir de gestión de inmuebles de terceros, es decir, los parámetros comunes entre los pagos a propietarios. Esto se gestiona desde la pestaña Finanzas - Liquidaciones del menú de la izquierda, clicando sobre el icono con forma de engranaje de la parte superior derecha de Configuraciones generales.
Primero indica con qué modelo (o modelos) de gestión de terceros trabajas, y después indica la configuración genérica común de los inmuebles: si se factura, con qué frecuencia se cobra, qué conceptos se incluyen... tienes más información acerca de esta opción en el siguiente artículo explicativo
2. Programación desde el contrato de gestión
Una vez guardada la configuración, entra a pestaña Inmuebles del menú de la izquierda y clica sobre la tarjeta del inmueble cuyo pago del propietario programar.
Una vez dentro del inmueble, despliega el apartado Contratos con propietarios. Clica en Añadir contrato para incluir la información del contrato firmado con el propietario.
En el formulario de Contrato con propietarios rellena el propietario asociado, el nombre con el que identificarlo y las fechas de inicio y fin del mismo (si aplica), si es prorrogable, etc.
Una vez hecho esto, clica en asignar modelo de gestión para indicar con qué modelo se corresponde este contrato.
Una vez elegido el modelo de gestión, preguntará los datos que necesita dependiendo del modelo:
Honorario que cobrar al propietario, fijo o porcentual. En caso de cobrarse el honorario con una frecuencia distinta a la que se liquida, aquí puedes indicarla (por ejemplo, liquidar cada mes pero descontar honorarios solo una vez al año).
Renta mínima pactada con el propietario (independiente de la que pague el inquilino)
Renta pactada con el propietario (independiente de las rentas de los inquilinos que subarriendan).
Si el propietario percibe la parte proporcional del honorario en el primer o último mes en caso de que el inquilino entre o salga a mitad de mes, puedes activar la opción de prorratear el honorario.
Una vez relleno esto, podrás activar la opción de Programa tus movimientos para que el movimiento de la retribución al propietario se refleje automáticamente cada mes en el usuario.
Una vez activa la opción de Programa tus movimientos selecciona la configuración del desplegable que crearas en el paso anterior. Ten en cuenta que el modelo de gestión elegido en el contrato debe coincidir con el elegido en la configuración general.
Elige entonces:
Emisor de la liquidación/ingreso: quién será el emisor de la factura de honorarios/receptor del pago del honorario
Serie de facturación: si se emite una factura por el honorario, qué serie de facturación se seguirá.
Una vez creado el contrato de gestión con esta configuración, cada mes se generará automáticamente el ingreso o liquidación con el importe y la factura que corresponda al propietario.
3. Asocia configuraciones masivamente a los contratos de gestión
Una opción para automatizar estos procesos es la de asociar masivamente las configuraciones a los contratos de gestión. Esta funcionalidad ayuda:
A añadir las configuraciones de ingresos masivamente a muchos contratos a la vez.
A sustituir las configuraciones actualmente añadidas a los contratos por otras de manera ágil.
Para asociar una configuración de honorarios masivamente a todos o muchos de los contratos de alquiler del usuario, entra en la pestaña Contratos - Contratos con propietarios del menú de la izquierda. Selecciona los contratos a los que asociar una configuración de ingresos (puedes utilizar los filtros que necesites y clicar en seleccionar todo) y clica en el icono con forma de rueda de engranaje.
Se abrirá a la derecha de la pantalla un menú para elegir un modelo de gestión de honorarios. Importante, si se ha seleccionado algún contrato de gestión con otro modelo asociado, a ese contrato de gestión no se le asociará la configuración que aquí se seleccione.
Una vez elegido el modelo de gestión, elige la configuración de honorarios creada para ese modelo de gestión que asociar a todos los contratos. Una vez elegido el modelo de gestión indica
La configuración a utilizar
Si la liquidación la recibe un propietario o se reparte entre varios
El emisor de la liquidación.
Si aplica, serie de facturación y emisores
⚠️¡Importante! Solo se actualizará la configuración de honorarios de aquellos contratos de gestión previamente seleccionados que tengan elegido el mismo modelo de gestión. Si se ha marcado un contrato de gestión que tenga un modelo de gestión distinto, éste no se actualizará.
4. Consulta las programaciones añadidas en contratos de gestión
Desde la pestaña Finanzas del menú de la izquierda, clica en Ingresos si no cobras la renta del inquilino o Liquidaciones si sí cobras la renta del inquilino/subarriendas y, para cualquiera de los dos casos, en Programados y en Programaciones de contratos. Allí verás un listado con todas las programaciones efectuadas en contratos.
Para revisar la información de alguna categoría de contrato, emisor de factura, inmueble... concreto, clica en la opción Filtrar en la parte superior derecha de la tabla.
⚠️En caso de no cobrar las rentas de los inquilinos y estar revisando la información desde Ingresos, recomendamos filtrar siempre por Contratos y tipo de contrato Contrato de gestión, ya que las programaciones de honorarios aparecerán junto a las de rentas de inquilinos.