Si es habitual que los inquilinos paguen solo parte de la renta y al propietario se le liquida después el pago de parte de la renta, sigue los siguientes pasos para configurar esta funcionalidad.
1. Configuraciones generales
El primer paso a la hora de configurar el usuario para esta casuística será, desde la pestaña Finanzas - Ingresos/Liquidaciones del menú de la izquierda, clicar en la opción Configuraciones generales de la parte superior derecha de la pantalla. Desde aquí se indicarán los parámetros comunes entre todos los ingresos de rentas a inquilinos y pagos a propietarios.
1.1. Configuraciones generales para el inquilino
Una vez en esta pestaña, en el apartado Ingresos de la renta tienes dos opciones:
Primer ingreso de la renta del contrato: la configuración del primer pago del inquilino, en caso de que incluya conceptos distintos o adicionales al resto de meses. Por ejemplo la fianza, depósito, honorarios de gestión... no es necesario configurarlo si el pago del primer mes es igual al del resto de meses.
Ingreso programado de la renta del contrato: lo que pagarán los inquilinos durante los demás meses hasta el fin de su contrato.
Para ambos casos, si existen diferentes modelos (por ejemplo, casos en los que se emite factura y casos en los que no) podrás añadir varias configuraciones distintas. Habrá algunos campos que, por su naturaleza varibale, se indican en el momento de programar el ingreso desde el contrato. Por ejemplo series de facturación, fecha de inicio, pagador y receptor del pago...
Para ambas configuraciones, aparecerá un formulario que preguntará lo siguiente:
Nombre: forma de identificar, a la hora de elegir configuración, este modelo. Por ejemplo renta alquiler habitual, renta alquiler con factura, renta alquiler por habitaciones...
Frecuencia: ¿con qué frecuencia cobrarás la renta al inquilino? Por ejemplo mensual para cobrar la renta cada mes.
Fecha del ingreso: la fecha contable del ingreso. Lo habitual es que sea el día 1 del mes.
Fecha de generación: puede ser la misma que la del ingreso, o unos días antes para que tengáis tiempo de revisar la información.
Fecha de vencimiento: es opcional. Solo habrá que generarlo si el inquilino tiene una fecha límite para pagar la renta. Por ejemplo, el inquilino tiene 5 días para pagar.
Conceptos a incluir: habría que marcar la renta para que al inquilino se le cobre el alquiler. Cuota de suministros si el inquilino paga los suministros junto con la renta como una cuota fija y Servicios adicionales si hay otras cuotas recurrentes fijadas en el contrato: basuras, limpiezas, catering... distintas de los gastos de tipo suministros del inmueble.
Otros conceptos: marca gastos pendientes de cobro si el inquilino pagará los suministros a parte de la renta o si existe la posibilidad de sumar puntualmente algún gasto adicional a la renta (por ejemplo, una avería). Balance de suministros sólo habría que marcarlo si el inquilino paga una cuota fija de suministros cuyo importe se compense cada mes (sumando o restando dependiendo de si el gasto real ha sido mayor o menor que la cuota que paga).
Liquidar ingreso: es MUY IMPORTANTE MARCARLO e indicar que se liquida al propitario sólo la parte pagada. Si no, no podremos relacionar el importe pagado del inquilino con el importe que debe recibir el propietario. De entre los conceptos elegidos, elige el que el propietario cobrará: solo renta, renta + gastos...
Generar factura: marcar si se genera factura de la renta. Una vez marcado, podrás elegir entre crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si al mes que viene el gestor revisa los borradores el día 3 del mes y las emite en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha de generación indicada al inicio del formulario.
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
1.2. Configuración general para el propietario
Una vez añadida la configuración del inquilino de acuerdo a estos parámetros, se configurará la liquidación que el propietario recibe del gestor. Para ello, desde esta misma pestaña de Configuraciones generales dentro del apartado Finanzas - Ingresos/Liquidaciones clica en la opción de Cobros de Honorarios. Clica en la opción Modelos de gestión para indicar el caso con el que trabajas.
Nombre: para distinguir e indentificar el modelo de honorarios/pago al propietario. Si se gestionan inmuebles con varios modelos, conviene indicar un nombre con el que distinguirlo. Por ejemplo, honorarios gestión integral.
Descripción: opcional, breve descripción del modelo de gestión.
Modelo de gestión: habrá que elegir entre una de las 5 opciones disponibles, que se corresponden con los modelos de gestión de pisos de terceros que cubre la plataforma. La opción para este caso será la quinta, Porcentaje en base a rentas cobradas, para reflejar que el propietario recibe la cantidad pagada, no necesariamente coincidiente con la renta pactada en el contrato, y el honorario se calculará en función de esta cantidad pagada.
Se abrirá entonces un menú donde indicar cómo calculas la retribución. Indica la opción de como un porcentaje de la renta, desde liquidaciones y Comisión sobre rentas cobradas.
Una vez elegido el modelo de gestión que se ajuste en este caso, guarda los cambios y se abrirá una nueva página de configuración:
Configuración de fechas
Según programación: se indicará una fecha en la que automáticamente se generarán las liquidaciones si hay pagos recibidos por parte de los inquilinos. En caso de elegir esta opción tendrás que indicar la frecuencia con la que se generarán, con qué fecha y con qué antelación respecto a esta fecha.
Según pagos recibidos: cuando se hayan añadido pagos de ingresos que equivalgan al total de las rentas de los contratos de los inquilinos, se genera automáticamente la liquidación. No se generan automáticamente liquidaciones por pagos parciales.
Manualmente: la liquidación nunca se generará automáticamente. El gestor decidirá cuándo se generan todas las liquidaciones de los últimos pagos recibidos por parte de los inquilinos.
Conceptos: los conceptos sugeridos que aparecen para seleccionar son los siguientes:
Renta: NO SE DEBE MARCAR EN ESTE CASO. Si se marca, se incluirá la renta completa sin importar si el inquilino paga o no.
Cuota de suministros: no se debe marcar tampoco. Si no, se incluirán en la liquidación independientemente de si el inquilino ha pagado.
Servicios adicionales: tampoco debe marcarse. Si no, se incluirán los servicios que el inquilino pueda tener incluidos en la renta independientemente de si los ha pagado.
Gastos liquidables: Los gastos pendientes de liquidar serán gastos que descontar de la renta al propietario (por ejemplo, una incidencia adelantada por el gestor)
Ingresos liquidables: Incluye los ingresos pendientes de pagar será la forma de añadir la renta del inquilino, tal y como se indicó en la configuración del inquilino, se incluirá sólo si está pagado o la parte pagada.
Generar factura: activa esta opción para facturar el honorario al propietario. Una vez marcado, podrás elegir entre crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si al mes que viene el gestor revisa los borradores el día 3 del mes y las emite en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha de generación indicada al inicio del formulario.
En el apartado de Conceptos a incluir en la factura desmarca la renta/ingresos liquidables y deja únicamente el concepto de Honorarios para que no se facture la renta en negativo al propietario.
Ocultar liquidación/ingreso a receptores: si no queréis notificar automáticamente al propietario, en caso de estar registrado, de la generación de la liquidación.
Configuración en cada inmueble
Una vez indicadas estas configuraciones, queda indicar que se apliquen para los ingresos y liquidaciones de cada inmueble. Para ello, entra en el inmueble en el que indicar esta configuración desde la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda.
2.1. Configuración del pago del inquilino en el contrato de alquiler
Dentro del inmueble, lo primero que configuraremos será el pago que hará el inquilino. Para ello, habrá que desplegar Contratos y clicar en Ver el contrato de alquiler añadido. Si no hay contrato de alquiler creado aún añadido al inmueble, clica en Añadir contrato y rellena siguiendo los parámetros del siguiente artículo explicativo.
Dentro del formulario del contrato, clica en la opción de la parte superior derecha de la pantalla de Configuración de ingresos. Si se está creando un contrato nuevo, desciende al apartado de la parte inferior del formulario, donde estarán los apartados de Crear primer ingreso de la renta y programar ingresos recurrentes de renta.
La opción Crear primer ingreso de la renta solo habrá que marcarla si el contrato va a comenzar y se cobrarán las fianzas, depósito... si no es así, solo habrá que activar la programación del ingreso recurrente.
Elige la configuración de ingresos creada antes. Solo habrá que especificar:
Qué inquilino, si hay varios, paga la renta. Si se eligen varios, la renta se divide a partes iguales entre ellos.
Quién es el emisor del ingreso, es decir, la persona o empresa que recibe el pago por parte del inquilino.
Quién es el propietario que más tarde recibirá la liquidación de este ingreso. Si se eligen varios propietarios, el importe pagado se dividirá a partes iguales entre ellos.
2.2. Configuración del pago al propietario en el contrato de gestión
Una vez configurado el ingreso de la renta por parte del inquilino, habrá que configurar la liquidación que el propietario recibe. Para ello, dentro del inmueble en la pestaña Detalles habrá que desplegar Contratos de gestión y clicar en la opción de Añadir contrato de gestión o Ver el contrato si ya está creado.
En el formulario de Contrato de gestión rellena el propietario, el nombre con el que identificarlo y las fechas de inicio y fin del mismo. Una vez hecho esto, clica en asignar modelo de gestión para indicar con qué modelo se corresponde este contrato. Habrá que indicar el mismo que al añadir las Configuraciones generales: Comisión sobre rentas cobradas
Una vez elegido el modelo de gestión, preguntará el importe fijo o porcentaje de honorarios, así como el IVA/retención a aplicar a esta cantidad. Si el honorario es un porcentaje de la renta, calcularemos el porcentaje de la renta pagada y no el total indicado en el contrato de alquiler. Si el propietario percibe la parte proporcional del honorario en el primer o último mes en caso de que el inquilino entre o salga a mitad de mes, puedes activar la opción de prorratear el honorario.
Una vez relleno esto, podrás activar la opción de Programa tus movimientos. Elige entonces:
Emisor de la liquidación/ingreso: quién será el emisor de la factura de honorarios/receptor del pago del honorario
Serie de facturación: si se emite una factura por el honorario, qué serie de facturación se seguirá.
3. ¿Cómo se refleja esto en el inmueble mes a mes?
Si se indicó al crear la configuración general del cobro del honorario que se genere según programación se generarán en la fecha establecida las liquidaciones en aquellos inmuebles cuyos ingresos de la renta estén pagados. Si hay ingresos sin pagar, no se generará liquidación. Si hay ingresos parcialmente pagados, la liquidación será del pago parcial y el honorario se calculará como el porcentaje de este pago parcial.
Si se eligió la opción de generar la liquidación según pagos recibidos las liquidaciones no quedan programadas para crearse específico del mes. Cuando en cada inmueble se vayan marcando pagados los ingresos y el importe total pagado se corresponda con el total de las rentas del alquiler se generarán automáticamente las liquidaciones.
Si se eligió la opción de generar las liquidaciones manualmente, cuando el gestor decida se generarán liquidaciones en aquellos inmuebles que tengan nuevos pagos de ingresos.
4. ¿Cómo se fuerza manualmente la generación de las liquidaciones?
Para cualquiera de los tres tipos de generación es posible forzar en cualquier momento la generación de las liquidaciones en los inmuebles en los que haya pagos de inquilinos que todavía no se hayan liquidado. De esta manera, si se utiliza el modelo de liquidación según programación se puede forzar la generación de las liquidaciones de pagos recibidos después de la fecha de generación de liquidaciones, si se utiliza la opción de según pagos recibidos se pueden liquidar pagos parciales y será la única manera de generar las liquidaciones si se eligió la opción de generarlas manualmente.
4.1. Generar liquidaciones masivamente
En la pestaña Finanzas - Contratos con propietarios del menú de la izquierda selecciona las tarjetas de todos aquellos contratos con propietarios cuyas liquidaciones quieras generar. Puedes elegir la opción Seleccionar todo para elegir todos los contratos con propietarios.
Una vez seleccionados los contratos cuyas liquidaciones generar al momento, clica en el icono con forma de billete que aparece en la parte superior. Se generarán automáticamente las liquidaciones de aquellos inmuebles que tengan ingresos pagados que todavía no se hayan liquidado.
En caso de que en algún contrato de gestión no haya ningún ingreso pagado que esté pendiente de liquidar, no se generará la liquidación.
4.2. Generar liquidaciones en un inmueble
Para generar la liquidación de un inmueble puntualmente, entra en la pestaña Contratos - Contratos con propietarios del menú desplegable de la izquierda y clica sobre la tarjeta del contrato cuya liquidación generar.
Una vez dentro del contrato de gestión, clica en la opción Programación de movimientos. Allí tienes la opción de Generar la liquidación, que solo aparecerá activada si hay pagos de ingresos añadidos que todavía no están añadidos a ninguna liquidación.
