Antes de comenzar, si tienes la intención de dar acceso a la plataforma a más de un usuario que gestione los alquileres, añade un equipo. Una vez añadido el equipo, trabaja siempre dentro del mismo, para garantizar que toda la información esté incluida en un espacio de trabajo compartido.
Si tienes dudas acerca de qué son los equipos, cómo funcionan o cómo se configuran, revisa el siguiente apartado del centro de ayuda antes de continuar.
Una vez hecho esto, añade la información relacionada con el alquiler en el siguiente orden:
1. Tus datos de facturación
En la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, en Facturación en la parte superior, abre el acordeón que indica Emisores de factura. Rellena o corrige el emisor que se ha creado por defecto con tus datos. Si facturas a nombre de más de una sociedad o persona, puedes crear los emisores desde aquí.
2. Configuración del modelo de ingresos
En este apartado, indicarás la configuración por defecto para automatizar las rentas de los inquilinos: si se factura el alquiler, a partir de qué día del mes pagarán, si incluirá suministros... en caso de existir diferentes modelos (por ejemplo, casos en los que se emite factura y casos en los que no) podrás añadir varias configuraciones distintas.
Para ello, entra en la página Pagos y cobros del menú desplegable de la izquierda y clica en el icono con forma de engranaje Configuraciones generales.
En la pestaña que aparece a continuación, hay dos opciones:
Primer ingreso de la renta del contrato: la configuración del primer pago del inquilino, en caso de que incluya conceptos distintos o adicionales al resto de meses. Por ejemplo la fianza, depósito, honorarios de gestión... no es necesario configurarlo si el pago del primer mes es igual al del resto de meses.
Ingreso programado de la renta del contrato: lo que pagarán los inquilinos durante los demás meses hasta el fin de su contrato.
Para ambas configuraciones, aparecerá un formulario que preguntará lo siguiente:
Nombre: forma de identificar, a la hora de elegir configuración, este modelo. Por ejemplo renta alquiler habitual, renta alquiler con factura, renta alquiler por habitaciones...
Frecuencia: ¿con qué frecuencia cobrarás la renta al inquilino? Por ejemplo mensual para cobrar la renta cada mes
Fecha del ingreso: la fecha contable del ingreso. Lo habitual es que sea el día 1 del mes.
Fecha de generación: puede ser la misma que la del ingreso, o unos días antes para que tengáis tiempo de revisar la información.
Fecha de vencimiento: es opcional. Solo habrá que generarlo si el inquilino tiene una fecha límite para pagar la renta. Por ejemplo, el inquilino tiene 5 días para pagar.
Conceptos a incluir: habría que marcar la renta para que al inquilino se le cobre el alquiler. Cuota de suministros si el inquilino paga los suministros junto con la renta como una cuota fija y Servicios adicionales si hay otras cuotas recurrentes fijadas en el contrato: basuras, limpiezas, catering... distintas de los gastos de tipo suministros del inmueble.
Otros conceptos: marca gastos pendientes de cobro si el inquilino pagará los suministros a parte de la renta o si existe la posibilidad de sumar puntualmente algún gasto adicional a la renta (por ejemplo, una avería). Balance de suministros sólo habría que marcarlo si el inquilino paga una cuota fija de suministros cuyo importe se compense cada mes (sumando o restando dependiendo de si el gasto real ha sido mayor o menor que la cuota que paga).
Liquidar ingreso: se debe marcar solo cuando el propietario reciba en su pago la renta + suministros que pague el inquilino descontando los honorarios. Si el propietario recibe exclusivamente la renta descontando los honorarios no se debe marcar.
Generar factura: marcar si se genera factura de la renta. Habría que indicar qué día se creará la factura y, en caso de que sea unos días después de la fecha de generación indicada arriba, si se quiere generar una factura proforma, una vista previa de la factura sin numerar. De esta manera, sa evitan saltos en la numeración. El inconveniente es que no se podrá enviar la factura antes de la "fecha de factura".
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
3. Subida de inmuebles:
Para añadir o revisar los inmuebles subidos en la plataforma, entra en la pestaña "Inmuebles" del menú de la izquierda. Ahí tendrás un listado de los inmuebles que se hayan subido a la plataforma. Clica en añadir inmueble para crear uno nuevo o sobre la tarjeta de la propiedad para comprobar la información. Si entras en un inmueble ya existente, en la mitad derecha de la pantalla tienes el botón editar.
Recuerda marcar el botón de gestión por habitaciones en el acordeón de la izquierda de información adicional.
Una vez marcado que se gestiona por habitaciones, pulsa guardar, y volverás a la pestaña principal de inmuebles. Pulsa sobre la tarjeta del inmueble y estarás dentro de la pestaña de Detalles.
Si necesitas más información sobre cómo añadir un inmueble, consulta nuestro vídeo explicativo
4. Datos de inquilinos y propietarios:
Una vez añadido o editado el inmueble, clica sobre la tarjeta del inmueble para volver a entrar. Verás un acordeón de inquilinos y, algo más abajo, uno de propietarios. Desde ahí rellena el formulario con su información. Puedes añadir varios inquilinos y propietarios en una misma vivienda. Recuerda añadir sus datos de facturación a la derecha de la pantalla si generas factura o cobras por giro bancario.
Si necesitas más información, consulta estos vídeos sobre cómo añadir inquilinos y propietarios
Una vez añadido el inquilino, asigna la habitación que le corresponde en el acordeón Habitaciones. Así podrás ver también la ocupación parcial del inmueble.
5. Añade la información del contrato y automatiza la renta
Añadidos los inquilinos y vinculados a sus habitaciones, el siguiente paso será añadir los contratos, también en la pestaña de Detalles, abriendo el acordeón de Contratos. Clica Añadir contrato para crear cada contrato distinto por separado.
Rellena el campo de la mensualidad y, si el alquiler incluye IVA o IRPF añádelo justo debajo de la renta. Respecto a las fechas, la de inicio será cuando comenzara el contrato, la de Próximo vencimiento indicará la próxima renovación del contrato, es decir, la próxima anualidad del contrato y la fecha Prorrogable hasta cuando el contrato finalice definitivamente. Los meses de preaviso notificarán de estas dos fechas respectivamente.
Si cobras una cuota fija con la que cubres los suministros, despliega el botón de cuota de suministros e indica la cantidad. Este importe se sumará al que añadas al campo renta.
Indica opcionalmente cuotas adicionales, fianza, depósito, programa la actualización de la renta, programa el check-in del inquilino...
En la parte inferior del formulario Añadir contrato clica en Crear primer ingreso de la renta o en programar ingresos recurrentes de renta para indicar, conforme a las configuraciones indicadas anteriormente, qué día se crearán los importes a pagar por los inquilinos, qué conceptos se les cobrarán...
Para configurarlo para ese contrato:
Despliega el botón de programar ingresos y, si en el primer mes se cobran importes distintos, el del primer ingreso.
Indica qué modelo de ingreso, si hay varios, se utilizará.
Para el primer ingreso, indica la fecha en la que se creará
Si hay varios inquilinos asociados al contrato, indica cuál de ellos pagará la renta. Si se marcan todos, el programa dividirá los importes a partes iguales entre todos ellos.
Elige el contacto que cobrará los ingresos y, en caso de haberlas, emitirá las facturas.
Elige, si aplica, la serie de facturación para las facturas de la renta.
Una vez completado, clica en Siguiente si se trata de un contrato nuevo del que generar el documento y/o solicitar la firma digital. O en Guardar contrato para finalizar si es un contrato existente.
Para adjuntar el documento del contrato en caso de tratarse de un contrato ya firmado, una vez creado el formulario de contrato clica en Ver en el formulario del contrato.
Si necesitas más información, consulta nuestro vídeo explicativo sobre cómo añadir contratos.
Una vez en el formulario de vista y edición del contrato, clica en el apartado Documentación para adjuntar el documento.
Si necesitas más información, consulta nuestro vídeo explicativo sobre cómo añadir contratos a la plataforma y el artículo y vídeo explicativo sobre programaciones de la renta a inquilinos.
6. Programación de la liquidación y factura al propietario
Una vez programadas las mensualidades de los inquilinos queda programar la liquidación al propietario de las rentas menos los honorarios de gestión. Para ello habrá que seguir dos pasos, programación de gasto de honorarios y de la liquidación.
Programación del gasto de honorarios:
Programaremos primero el importe de honorarios como un gasto para que los datos de la rentabilidad del inmueble consideren ese importe como un gasto para el propietario. Para ello, entra en la pestaña de Gastos, despliega el acordeón de Gastos programados y programa un gasto.
En el formulario que aparecerá a continuación:
Indica el nombre con el que identificarás al gasto. Por ejemplo, honorario nombre del inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma el gasto generado), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente este gasto, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha del gasto, es decir, la fecha contable que llevará el gasto. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próximo ingreso deberán ser siempre fechas futuras.
Indica el tipo de concepto, en este caso honorarios y el concepto que aparecerá después en la factura,i el importe es un porcentaje de la renta o una cantidad fija y los impuestos que incluye esa cantidad.
Por último, marca el botón Repercutible de la configuración avanzada e indica que se repercute en Liquidaciones, al propietario y el contacto del propietario. Si son varios propietarios, marcando varios se dividirá el importe a partes iguales entre ellos.
Añade el gasto.
Programación de la liquidación y factura:
Una vez programado este gasto, entra en la pestaña Liquidaciones para programar el pago que harás de la renta descontando los honorarios que acabamos de configurar. En esa pestaña también se programará la factura de honorarios al propietario.
Cuando se abra el formulario de programación:
Indica el nombre con el que identificarás la liquidación. Por ejemplo, Liquidación renta propietario dirección inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma la liquidación generada), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente esta liquidación, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha del ingreso, es decir, la fecha contable que llevará la liquidación. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próxima liquidación deberán ser siempre fechas futuras.
El campo A quién será quien reciba el ingreso o emita la factura en caso de que haya. Si el que aparece por defecto no es correcto, abre el desplegable y clica "añadir". Podrás añadir un emisor que ya esté creado pero que no esté vinculado al inmueble clicando en Existente en el menú para añadir un nuevo emisor.
Indica que es al propietario y marca el contacto al que pagues la renta.
Marca el concepto sugerido de Contratos si incluyes sólo las rentas de los inquilinos en la liquidación, independientemente de los gastos que paguen. Clica sobre el icono con forma de bloc de notas para dejar marcado sólo el concepto de tipo mensualidad.
Marca el concepto sugerido de Gastos e Ingresos pendientes de cobro. Clicando en el icono con forma de bloc de notas puedes configurarlo. Si el propietario recibe sólo las rentas de los inquilinos descontando el honorario, desmarca ingresos y deja únicamente el concepto gastos. Si el propietario recibe lo que paga el inquilino (renta + gastos) descontando el honorario, deja marcado tanto ingresos como gastos en este concepto.
Marca el botón de Añadir factura, indica o añade la serie de facturación que utilizarás y la fecha que llevará la factura y, por último, desmarca el concepto "mensualidad" para que la factura solamente incluya el honorario.
Añade la liquidación.
