Antes de comenzar, si tienes la intención de dar acceso a la plataforma a más de un usuario que gestione los alquileres, añade un equipo. Una vez añadido el equipo, trabaja siempre dentro del mismo, para garantizar que toda la información esté incluida en un espacio de trabajo compartido.
Si tienes dudas acerca de qué son los equipos, cómo funcionan o cómo se configuran, revisa el siguiente apartado del centro de ayuda antes de continuar.
Una vez hecho esto, añade la información relacionada con el alquiler en el siguiente orden. Recuerda también que este artículo explica cómo gestionar si se alquila por habitaciones cobrando honorarios al propietario. Si el modelo de gestión en tu caso es el subarriendo alquilando por habitaciones sigue los pasos de este artículo explicativo.
1. Tus datos de facturación
En la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, en Facturación en la parte superior, abre el acordeón que indica Emisores de factura. Rellena o corrige el emisor que se ha creado por defecto con tus datos. Si facturas a nombre de más de una sociedad o persona, puedes crear los emisores desde aquí.
2. Configuración del modelo de ingresos
En este apartado, indicarás la configuración por defecto para automatizar las rentas de los inquilinos: si se factura el alquiler, a partir de qué día del mes pagarán, si incluirá suministros... en caso de existir diferentes modelos (por ejemplo, casos en los que se emite factura y casos en los que no) podrás añadir varias configuraciones distintas.
Para ello, entra en la página Pagos y cobros del menú desplegable de la izquierda y clica en el icono con forma de engranaje Configuraciones generales.
En la pestaña que aparece a continuación, hay dos opciones:
Primer ingreso de la renta del contrato: la configuración del primer pago del inquilino, en caso de que incluya conceptos distintos o adicionales al resto de meses. Por ejemplo la fianza, depósito, honorarios de gestión... no es necesario configurarlo si el pago del primer mes es igual al del resto de meses.
Ingreso programado de la renta del contrato: lo que pagarán los inquilinos durante los demás meses hasta el fin de su contrato.
Para ambas configuraciones, aparecerá un formulario que preguntará lo siguiente:
Nombre: forma de identificar, a la hora de elegir configuración, este modelo. Por ejemplo renta alquiler habitual, renta alquiler con factura, renta alquiler por habitaciones...
Frecuencia: ¿con qué frecuencia cobrarás la renta al inquilino? Por ejemplo mensual para cobrar la renta cada mes
Fecha del ingreso: la fecha contable del ingreso. Lo habitual es que sea el día 1 del mes.
Fecha de generación: puede ser la misma que la del ingreso, o unos días antes para que tengáis tiempo de revisar la información.
Fecha de vencimiento: es opcional. Solo habrá que generarlo si el inquilino tiene una fecha límite para pagar la renta. Por ejemplo, el inquilino tiene 5 días para pagar.
Conceptos a incluir: habría que marcar la renta para que al inquilino se le cobre el alquiler. Cuota de suministros si el inquilino paga los suministros junto con la renta como una cuota fija y Servicios adicionales si hay otras cuotas recurrentes fijadas en el contrato: basuras, limpiezas, catering... distintas de los gastos de tipo suministros del inmueble.
Otros conceptos: marca gastos pendientes de cobro si el inquilino pagará los suministros a parte de la renta o si existe la posibilidad de sumar puntualmente algún gasto adicional a la renta (por ejemplo, una avería). Balance de suministros sólo habría que marcarlo si el inquilino paga una cuota fija de suministros cuyo importe se compense cada mes (sumando o restando dependiendo de si el gasto real ha sido mayor o menor que la cuota que paga).
Liquidar ingreso: se debe marcar solo cuando el propietario reciba en su pago la renta + suministros que pague el inquilino descontando los honorarios. Si el propietario recibe exclusivamente la renta descontando los honorarios no se debe marcar.
Generar factura: marcar si se genera factura de la renta. Habría que indicar qué día se creará la factura y, en caso de que sea unos días después de la fecha de generación indicada arriba, si se quiere generar una factura proforma, una vista previa de la factura sin numerar. De esta manera, sa evitan saltos en la numeración. El inconveniente es que no se podrá enviar la factura antes de la "fecha de factura".
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
3. Configuración general del modelo de liquidación al propietario
También desde la pestaña de Pagos y cobros y Configuraciones generales donde estarás ahora, clica en el apartado Cobros de honorarios para añadir esta configuración. Clica en la opción Cobros programado del honorario para indicar la configuración genérica habitual de cobro al propietario.
Se abrirá entonces un menú donde indicar:
Nombre: para distinguir e indentificar el modelo de honorarios/pago al propietario. Si se gestionan inmuebles con varios modelos, conviene indicar un nombre con el que distinguirlo. Por ejemplo, honorarios gestión integral.
Descripción: opcional, breve descripción del modelo de gestión.
Modelo de gestión: habrá que elegir entre una de las 4 opciones disponibles, que se corresponden con los modelos de gestión de pisos de terceros que cubre la plataforma. La opción para este caso será la primera, Porcentaje o fijo en base a rentas de alquiler. Si existe la posibilidad de que el propietario reciba una renta mínima garantizada (por ejemplo, si el inquilino pagara a medio mes menos de la renta total y el propietario debiera recibir igualmente esta renta completa, habría que elegir la opción Porcentaje en base a rentas de alquiler y renta mínima garantizada.
Una vez elegido el modelo de gestión que se ajuste en este caso, guarda los cambios y se abrirá una nueva página de configuración:
¿Cómo cobrar el honorario? Selecciona crear una liquidación para reflejar la casuístca de que la gestora cobre la renta y después la transfiere al propietario descontando honorarios.
Frecuencia: habitualmente mensual, pero se pueden indicar otras frecuencias con las que cobrar y facturar el honorario. No es posible configurar una frecuencia distinta de cobro y facturación.
Fecha de liquidación: la fecha contable a partir del que se pagan las rentas y cobra el honorario. Habitualmente será el 1 del mes, pero se puede indicar cualquier otro día.
Fecha de generación: cuántos días antes de la fecha del ingreso se quiere tener disponible la factura y el importe a cobrar para posibles revisiones y correcciones, generación de ficheros SEPA, etc.
Fecha de vencimiento: es un campo OPCIONAL que solo se rellenará si la factura tiene una fecha límite para ser pagada.
Conceptos: en el caso de que se trate de un ingreso, se pueden marcar otros conceptos adicionales al honorario que cobrar/facturar al propietario, como gastos del inmueble. En caso de una liquidación, se indicará:
Renta: si el propietario recibe el alquiler íntegro del inquilino sin cobrar nunca otros conceptos que el inquilino pueda pagar, como gastos del inmueble.
Servicios adicionales: si el propietario cobra servicios adicionales del contrato asociados al inquilino: limpiezas, basuras...
Gastos pendientes de liquidar e ingresos pendientes de pagar: clicando en editar conceptos se puede elegir si incluir gastos o ingresos, o ambos. Los gastos pendientes de liquidar serán gastos que descontar de la renta al propietario (por ejemplo, una incidencia adelantada por el gestor). Ingresos pendientes de pagar será otra forma de añadir la renta del inquilino, en caso de que el propietario reciba la renta del contrato más cualquier otro gasto que el inquilino haya podido pagar: suministros, reparaciones... para que esta funcionalidad funcione, habría que haber indicado en la configuración de ingresos del paso anterior que el ingreso sea "repercutible" al propieario. ES MUY IMPORTANTE NO MARCAR A LA VEZ RENTA E INGRESOS PENDIENTES DE PAGAR PARA EVITAR DUPLICACIONES DE LA RENTA EN LA LIQUIDACIÓN.
Generar factura: activa esta opción para facturar el honorario al propietario. Indica la fecha que llevará la factura, si se querrá generar factura proforma para revisar la factura sin que se le asigne un número al momento y los conceptos de la liquidación que incluir (habitualmente, solo el honorario)
Ocultar liquidación a receptores: si no queréis notificar automáticamente al propietario, en caso de estar registrado, de la generación de la liquidación.
4. Subida de inmuebles:
Para añadir o revisar los inmuebles subidos en la plataforma, entra en la pestaña "Inmuebles" del menú de la izquierda. Ahí tendrás un listado de los inmuebles que se hayan subido a la plataforma. Clica en añadir inmueble para crear uno nuevo o sobre la tarjeta de la propiedad para comprobar la información. Si entras en un inmueble ya existente, en la mitad derecha de la pantalla tienes el botón editar.
Recuerda marcar el botón de gestión por habitaciones en el acordeón de la izquierda de información adicional.
Una vez marcado que se gestiona por habitaciones, pulsa guardar, y volverás a la pestaña principal de inmuebles. Pulsa sobre la tarjeta del inmueble y estarás dentro de la pestaña de Detalles.
Si necesitas más información sobre cómo añadir un inmueble, consulta nuestro vídeo explicativo
5. Datos de inquilinos y propietarios:
Una vez añadido o editado el inmueble, clica sobre la tarjeta del inmueble para volver a entrar. Verás un acordeón de inquilinos y, algo más abajo, uno de propietarios. Desde ahí rellena el formulario con su información. Puedes añadir varios inquilinos y propietarios en una misma vivienda. Recuerda añadir sus datos de facturación a la derecha de la pantalla si generas factura o cobras por giro bancario.
Si necesitas más información, consulta estos vídeos sobre cómo añadir inquilinos y propietarios
Una vez añadido el inquilino, asigna la habitación que le corresponde en el acordeón Habitaciones. Así podrás ver también la ocupación parcial del inmueble.
6. Añade la información del contrato y automatiza la renta
Añadidos los inquilinos y vinculados a sus habitaciones, el siguiente paso será añadir los contratos, también en la pestaña de Detalles, abriendo el acordeón de Contratos. Clica Añadir contrato para crear cada contrato distinto por separado.
Rellena el campo de la mensualidad y, si el alquiler incluye IVA o IRPF añádelo justo debajo de la renta. Respecto a las fechas, la de inicio será cuando comenzara el contrato, la de Próximo vencimiento indicará la próxima renovación del contrato, es decir, la próxima anualidad del contrato y la fecha Prorrogable hasta cuando el contrato finalice definitivamente. Los meses de preaviso notificarán de estas dos fechas respectivamente.
Si cobras una cuota fija con la que cubres los suministros, despliega el botón de cuota de suministros e indica la cantidad. Este importe se sumará al que añadas al campo renta.
Indica opcionalmente cuotas adicionales, fianza, depósito, programa la actualización de la renta, programa el check-in del inquilino...
En la parte inferior del formulario Añadir contrato clica en Crear primer ingreso de la renta o en programar ingresos recurrentes de renta para indicar, conforme a las configuraciones indicadas anteriormente, qué día se crearán los importes a pagar por los inquilinos, qué conceptos se les cobrarán...
Para configurarlo para ese contrato:
Despliega el botón de programar ingresos y, si en el primer mes se cobran importes distintos, el del primer ingreso.
Indica qué modelo de ingreso, si hay varios, se utilizará.
Para el primer ingreso, indica la fecha en la que se creará
Si hay varios inquilinos asociados al contrato, indica cuál de ellos pagará la renta. Si se marcan todos, el programa dividirá los importes a partes iguales entre todos ellos.
Elige el contacto que cobrará los ingresos y, en caso de haberlas, emitirá las facturas.
Elige, si aplica, la serie de facturación para las facturas de la renta.
Una vez completado, clica en Siguiente si se trata de un contrato nuevo del que generar el documento y/o solicitar la firma digital. O en Guardar contrato para finalizar si es un contrato existente.
Para adjuntar el documento del contrato en caso de tratarse de un contrato ya firmado, una vez creado el formulario de contrato clica en Ver en el formulario del contrato.
Si necesitas más información, consulta nuestro vídeo explicativo sobre cómo añadir contratos.
Una vez en el formulario de vista y edición del contrato, clica en el apartado Documentación para adjuntar el documento.
Si necesitas más información, consulta nuestro vídeo explicativo sobre cómo añadir contratos a la plataforma y el artículo y vídeo explicativo sobre programaciones de la renta a inquilinos.
7. Añade el contrato de gestión y automatiza la liquidación y el honorario
Una vez añadido el contrato de alquiler del inquilino y configurada la programación de la renta, quedará añadir el contrato de gestión con el propietario y la programación de la liquidación y factura de honorarios en el inmueble. Para ello, lo primero será desplegar dentro del inmueble el apartado Contratos de gestión y clicar en Añadir contrato de gestión.
En el formulario de Contrato de gestión rellena el propietario, el nombre con el que identificarlo y las fechas de inicio y fin del mismo. Una vez hecho esto, clica en asignar modelo de gestión para indicar con qué modelo se corresponde este contrato, deberá coincidir con el modelo indicado en las configuraciones generales, para este caso lo habitual será Porcentaje o fijo en base a rentas de alquiler.
Una vez elegido el modelo de gestión, preguntará el importe fijo o porcentaje de honorarios y/o la renta, mínima garantizada para este modelo o total que el propietario percibe en el caso del subarriendo, así como el IVA/retención a aplicar a esta cantidad.
Una vez relleno esto, podrás activar la opción de Configurar el cobro automático del honorario.
Una vez activa la opción de Configurar el cobro automático del honorario selecciona la configuración del desplegable que crearas en el paso anterior. Ten en cuenta que el modelo de gestión elegido en el contrato debe coincidir con el elegido en la configuración general.
Elige entonces:
Emisor de la liquidación/ingreso: quién será el emisor de la factura de honorarios/receptor del pago del honorario
Serie de facturación: si se emite una factura por el honorario, qué serie de facturación se seguirá.
