1. Subida de información
Antes de comenzar, el primer paso será añadir a la plataforma la información necesaria. Si acabas de empezar a usar la plataforma, contacta con nuestro equipo y la subiremos:
Inmuebles:
Para añadir o revisar los inmuebles subidos en la plataforma, entra en la pestaña "Inmuebles" del menú de la izquierda. Ahí tendrás un listado de los inmuebles que se hayan subido a la plataforma. Clica en añadir inmueble para crear uno nuevo o sobre la tarjeta de la propiedad para comprobar la información. Si entras en un inmueble ya existente, en la mitad derecha de la pantalla tienes el botón editar.
Inquilinos y propietarios:
Una vez añadido o editado el inmueble, clica sobre la tarjeta del inmueble para volver a entrar. Verás un acordeón de inquilinos y, algo más abajo, uno de propietarios. Desde ahí rellena el formulario con su información. Puedes añadir varios inquilinos y propietarios en una misma vivienda. Recuerda añadir sus datos de facturación a la derecha de la pantalla si generas factura o cobras por giro bancario.
Si facturas a nombre del propietario, marca el botón Establecer como emisor que aparece al desplegar Datos de facturación.
Contratos vigentes:
Una vez asignado cada inquilino a su habitación, podrás añadir los contratos, también en la pestaña de Detalles, abriendo el acordeón de Contratos. Rellena el campo de la mensualidad y, si el alquiler incluye IVA o IRPF añádelo justo debajo de la renta.
Respecto a las fechas, la de inicio será cuando comenzara el contrato, la de Próximo vencimiento indicará la próxima renovación del contrato, es decir, la próxima anualidad del contrato y la fecha Prorrogable hasta cuando el contrato finalice definitivamente. Los meses de preaviso notificarán de estas dos fechas respectivamente.
Guarda y continúa para crear el documento del contrato desde la plataforma y solicitar su firma, o guarda y finaliza si se trata de un contrato ya existente.
Tus datos de facturación:
En la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, en Facturación en la parte superior, abre el acordeón que indica Emisores de factura. Rellena o corrige el emisor que se ha creado por defecto con tus datos. Si facturas a nombre de más de una sociedad o persona, puedes crear los emisores desde aquí.
2. Programa la renta
Una vez comprobada o añadida esta información, el siguiente paso es programar el ingreso de la renta por parte de los inquilinos. De esta forma, todos los meses se generarán en la plataforma unas tarjetas que indicarán los importes que cada mes pagará cada inquilino, con factura adjunta si es necesaria.
Para programar la renta entra en Ver Inmueble y, en la parte superior, pincha en la pestaña Ingresos. Pincha en el acordeón Ingresos programados y en Programar ingreso.
En el formulario que aparece ahora, programa el ingreso de la renta. Para ello:
Indica el nombre con el que identificarás al ingreso. Por ejemplo, renta nombre del inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma el ingreso generado), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente este ingreso, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha del ingreso, es decir, la fecha contable que llevará el ingreso. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próximo ingreso deberán ser siempre fechas futuras.
A quién es quien recibe el ingreso o emite la factura en caso de que haya. Si el que aparece por defecto no es correcto, abre el desplegable para ver otros o clica añadir. Podrás añadir un emisor que ya esté creado pero que no esté vinculado al inmueble clicando en Existente en el menú para añadir un nuevo emisor.
El ingreso será de los inquilinos. Puedes elegir varios inquilinos en este formulario si cada uno paga su parte correspondiente o a uno solo si paga en nombre de todos.
Clica el botón de Incluir mensualidad. De esta forma, se incluirá la renta actualizada del contrato de cada uno y dejará de cobrársele automáticamente cuando el contrato finalice.
Si el inmueble tiene gastos que recaen sobre los inquilinos y se suman a la renta, abre el botón de incluir gastos repercutibles.
En el apartado Configuración avanza, marca como pagado el ingreso porque no controlarás el momento de pago.
Si generas factura, indícalo en "información adicional". Si la serie de facturación no está creada aún, pincha en añadir serie de facturación e indica el nombre, que será interno para que tú lo identifiques, "serie", que será el campo que no varíe entre facturas y "próximo número". De esta forma, las facturas se generarán con este formato "serie"/"próximo número". Indica también la fecha que llevará la factura.
Añade el ingreso programado.
3 Programa las facturas de honorarios
Una vez programadas las mensualidades de los inquilinos queda programar el ingreso al propietario del importe de los honorarios de gestión. Para ello, de nuevo en la pestaña Ingresos, despliega Ingresos programados y programa un ingreso.
En el formulario que aparecerá a continuación:
Indica el nombre con el que identificarás el ingreso. Por ejemplo, honorario nombre del inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma el ingreso generado), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente este ingreso, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha del ingreso, es decir, la fecha contable que llevará el ingreso. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próximo ingreso deberán ser siempre fechas futuras.
A quién es quien recibe el ingreso o emite la factura en caso de que haya. Si el que aparece por defecto no es correcto, abre el desplegable para ver otros o clica añadir. Podrás añadir un emisor que ya esté creado pero que no esté vinculado al inmueble clicando en Existente en el menú para añadir un nuevo emisor.
Indica que es al propietario y marca el contacto al que cobres el honorario.
Añade un concepto de tipo Honorarios. El campo de concepto puede editarse y es el que aparecerá en la factura. El importe podrá ser un porcentaje de la renta o una cantidad fija y los impuestos que incluye esa cantidad.
Por último, marca el botón Repercutible de la configuración avanzada e indica que se repercute en Liquidaciones, al propietario y el contacto del propietario. Si son varios propietarios, marcando varios se dividirá el importe a partes iguales entre ellos.
Añade el ingreso.
