Si gestionas inmuebles de terceros, automatiza el pago al propietario, el honorario y, si aplica, la facturación. Para ello, es necesario seguir dos pasos:
1. Configuración del modelo de pago
El primer paso consistirá en configurar el modelo a seguir de gestión de inmuebles de terceros, es decir, los parámetros comunes entre los pagos a propietarios. Esto se gestiona desde la pestaña Pagos y Cobros del menú de la izquierda, clicando sobre el icono con forma de engranaje de la parte superior derecha de Configuraciones generales.
Allí, clica en la opción Cobros de honorarios y, en la pestaña que se abrirá, en Configurar cobros recurrentes de honorario para indicar las características comunes del honorario que se cobra en cada inmueble.
Se abrirá entonces un menú donde indicar:
Nombre: para distinguir e indentificar el modelo de honorarios/pago al propietario. Si se gestionan inmuebles con varios modelos, conviene indicar un nombre con el que distinguirlo. Por ejemplo, honorarios gestión integral.
Descripción: opcional, breve descripción del modelo de gestión.
Modelo de gestión: habrá que elegir entre una de las 4 opciones disponibles, que se corresponden con los modelos de gestión de pisos de terceros que cubre la plataforma. Las opciones son:
Porcentaje o fijo en base a rentas de alquiler: el honorario es siempre un importe fijo o un porcentaje que depende de las rentas de los contratos de alquiler del inquilino.
Porcentaje en base a rentas de alquiler y renta mínima garantizada: el honorario es un importe fijo o un procentaje que depende de la renta, siempre y cuando la renta sea igual o supere un importe mínimo, la renta mínima garantizada. En caso de que la renta sea inferior a esta renta mínima garantizada, el porcentaje de honorarios será calculado en base a este importe.
Beneficio del subarriendo: el gestor acuerda una renta mínima garantizada con el propietario y firma contratos con los inquilinos. La diferencia entre el contrato de alquiler de los inquilinos y la renta mínima garantizada será el honorario que el gestor facture al propietario.
Subarriendo facturando rentas de contratos de alquiler: el gestor acuerda una renta con el propietario y subarrienda el inmueble por habitaciones a varios inquilinos. El beneficio del gestor será las rentas de los inquilinos menos la renta que paga al propietario. No habrá honorarios que facturar.
Una vez elegido el modelo de gestión que se ajuste en este caso, guarda los cambios y se abrirá una nueva página de configuración:
¿Cómo cobrar el honorario? Selecciona crear una liquidación si la empresa gestora cobra la renta y después la transfiere al propietario descontando honorarios o crear un ingreso si el propietario cobra la renta del inquilino y el gestor recibe el honorario directamente del propietario. En el caso de subarrendar, siempre será una liquidación
Frecuencia: habitualmente mensual, pero se pueden indicar otras frecuencias con las que cobrar Y facturar el honorario. No es posible configurar una frecuencia distinta de cobro y facturación.
Fecha de liquidación/ingreso: la fecha contable a partir del que se cobran las rentas. Habitualmente será el 1 del mes.
Fecha de generación: cuántos días antes de la fecha del ingreso se quiere tener disponible la factura y el importe a cobrar para posibles revisiones y correcciones, generación de ficheros SEPA, etc.
Fecha de vencimiento: es un campo OPCIONAL que solo se rellenará si la factura tiene una fecha límite para ser pagada.
Conceptos: en el caso de que se trate de un ingreso, se pueden marcar otros conceptos adicionales al honorario que cobrar/facturar al propietario, como gastos del inmueble. En caso de una liquidación, se indicará:
Renta: si el propietario recibe el alquiler íntegro del inquilino sin cobrar nunca otros conceptos que el inquilino pueda pagar, como gastos del inmueble.
Servicios adicionales: si el propietario cobra servicios adicionales del contrato asociados al inquilino: limpiezas, basuras...
Gastos pendientes de liquidar e ingresos pendientes de pagar: clicando en editar conceptos se puede elegir si incluir gastos o ingresos, o ambos. Los gastos pendientes de liquidar serán gastos que descontar de la renta al propietario (por ejemplo, una incidencia adelantada por el gestor). Ingresos pendientes de pagar será otra forma de añadir la renta del inquilino, en caso de que el propietario reciba la renta del contrato más cualquier otro gasto que el inquilino haya podido pagar: suministros, reparaciones... ES MUY IMPORTANTE NO MARCAR RENTA E INGRESOS PENDIENTES DE PAGAR, O UNO U OTRO PARA EVITAR DUPLICACIONES DE LA RENTA.
Generar factura: activa esta opción para facturar el honorario al propietario. Indica la fecha que llevará la factura, si se querrá generar factura proforma para revisar la factura sin que se le asigne un número al momento y los conceptos de la liquidación que incluir (habitualmente, solo el honorario)
Ocultar liquidación/ingreso a receptores: si no queréis notificar automáticamente al propietario, en caso de estar registrado, de la generación de la liquidación.
2. Programación desde el contrato de gestión
Una vez guardada la configuración, entra a pestaña Inmuebles del menú de la izquierda y clica sobre la tarjeta del inmueble cuyo pago del propietario programar.
Una vez dentro del inmueble, despliega el apartado Contratos de gestión. Clica en Añadir contrato para incluir la información del contrato firmado con el propietario.
En el formulario de Contrato de gestión rellena el propietario, el nombre con el que identificarlo y las fechas de inicio y fin del mismo (si aplica). Una vez hecho esto, clica en asignar modelo de gestión para indicar con qué modelo se corresponde este contrato.
Una vez elegido el modelo de gestión, preguntará el importe fijo o porcentaje de honorarios y/o la renta, mínima garantizada para este modelo o total que el propietario percibe en el caso del subarriendo, así como el IVA/retención a aplicar a esta cantidad. Si el propietario percibe la parte proporcional del honorario en el primer o último mes en caso de que el inquilino entre o salga a mitad de mes, puedes activar la opción de prorratear el honorario.
Una vez relleno esto, podrás activar la opción de Configurar el cobro automático del honorario.
Una vez activa la opción de Configurar el cobro automático del honorario selecciona la configuración del desplegable que crearas en el paso anterior. Ten en cuenta que el modelo de gestión elegido en el contrato debe coincidir con el elegido en la configuración general.
Elige entonces:
Emisor de la liquidación/ingreso: quién será el emisor de la factura de honorarios/receptor del pago del honorario
Serie de facturación: si se emite una factura por el honorario, qué serie de facturación se seguirá.
Una vez creado el contrato de gestión con esta configuración, cada mes se generará automáticamente el ingreso o liquidación con el importe y la factura que corresponda al propietario.