Si es habitual que los inquilinos paguen solo parte de la renta y al propietario se le liquida después el pago de parte de la renta, sigue los siguientes pasos para configurar esta funcionalidad.
1. Configuraciones generales
El primer paso a la hora de configurar el usuario para esta casuística será, desde la pestaña Pagos y Cobros del menú de la izquierda, clicar en la opción Configuraciones generales de la parte superior derecha de la pantalla. Desde aquí se indicarán los parámetros comunes entre todos los ingresos de rentas a inquilinos y pagos a propietarios.
1.1. Configuraciones generales para el inquilino
Una vez en esta pestaña, en el apartado Ingresos de la renta tienes dos opciones:
Primer ingreso de la renta del contrato: la configuración del primer pago del inquilino, en caso de que incluya conceptos distintos o adicionales al resto de meses. Por ejemplo la fianza, depósito, honorarios de gestión... no es necesario configurarlo si el pago del primer mes es igual al del resto de meses.
Ingreso programado de la renta del contrato: lo que pagarán los inquilinos durante los demás meses hasta el fin de su contrato.
Para ambos casos, si existen diferentes modelos (por ejemplo, casos en los que se emite factura y casos en los que no) podrás añadir varias configuraciones distintas. Habrá algunos campos que, por su naturaleza varibale, se indican en el momento de programar el ingreso desde el contrato. Por ejemplo series de facturación, fecha de inicio, pagador y receptor del pago...
Para ambas configuraciones, aparecerá un formulario que preguntará lo siguiente:
Nombre: forma de identificar, a la hora de elegir configuración, este modelo. Por ejemplo renta alquiler habitual, renta alquiler con factura, renta alquiler por habitaciones...
Frecuencia: ¿con qué frecuencia cobrarás la renta al inquilino? Por ejemplo mensual para cobrar la renta cada mes.
Fecha del ingreso: la fecha contable del ingreso. Lo habitual es que sea el día 1 del mes.
Fecha de generación: puede ser la misma que la del ingreso, o unos días antes para que tengáis tiempo de revisar la información.
Fecha de vencimiento: es opcional. Solo habrá que generarlo si el inquilino tiene una fecha límite para pagar la renta. Por ejemplo, el inquilino tiene 5 días para pagar.
Conceptos a incluir: habría que marcar la renta para que al inquilino se le cobre el alquiler. Cuota de suministros si el inquilino paga los suministros junto con la renta como una cuota fija y Servicios adicionales si hay otras cuotas recurrentes fijadas en el contrato: basuras, limpiezas, catering... distintas de los gastos de tipo suministros del inmueble.
Otros conceptos: marca gastos pendientes de cobro si el inquilino pagará los suministros a parte de la renta o si existe la posibilidad de sumar puntualmente algún gasto adicional a la renta (por ejemplo, una avería). Balance de suministros sólo habría que marcarlo si el inquilino paga una cuota fija de suministros cuyo importe se compense cada mes (sumando o restando dependiendo de si el gasto real ha sido mayor o menor que la cuota que paga).
Liquidar ingreso: es MUY IMPORTANTE MARCARLO e indicar que se liquida al propitario sólo la parte pagada. Si no, no podremos relacionar el importe pagado del inquilino con el importe que debe recibir el propietario. De entre los conceptos elegidos, elige el que el propietario cobrará: solo renta, renta + gastos...
Generar factura: marcar si se genera factura de la renta. Habría que indicar qué día se creará la factura y, en caso de que sea unos días después de la fecha de generación indicada arriba, si se quiere generar una factura proforma, una vista previa de la factura sin numerar. De esta manera, sa evitan saltos en la numeración. El inconveniente es que no se podrá enviar la factura antes de la "fecha de factura".
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
1.2. Configuración general para el propietario
Una vez añadida la configuración del inquilino de acuerdo a estos parámetros, se configurará la liquidación que el propietario recibe del gestor. Para ello, desde esta misma pestaña de Configuraciones generales dentro del apartado Pagos y Cobros clica en la opción de Cobros de Honorarios. Clica en la opción Cobros programado del honorario para indicar la configuración genérica habitual de pago al propietario.
Se abrirá entonces un menú donde indicar:
Nombre: para distinguir e indentificar el modelo de honorarios/pago al propietario. Si se gestionan inmuebles con varios modelos, conviene indicar un nombre con el que distinguirlo. Por ejemplo, honorarios gestión integral.
Descripción: opcional, breve descripción del modelo de gestión.
Modelo de gestión: habrá que elegir entre una de las 5 opciones disponibles, que se corresponden con los modelos de gestión de pisos de terceros que cubre la plataforma. La opción para este caso será la quinta, Porcentaje en base a rentas cobradas, para reflejar que el propietario recibe la cantidad pagada, no necesariamente coincidiente con la renta pactada en el contrato, y el honorario se calculará en función de esta cantidad pagada.
Una vez elegido el modelo de gestión que se ajuste en este caso, guarda los cambios y se abrirá una nueva página de configuración:
¿Cómo cobrar el honorario? Selecciona crear una liquidación si la empresa gestora cobra la renta y después la transfiere al propietario descontando honorarios o crear un ingreso si el propietario cobra la renta del inquilino y el gestor recibe el honorario directamente del propietario.
Frecuencia: habitualmente mensual, pero se pueden indicar otras frecuencias con las que cobrar Y facturar el honorario. No es posible configurar una frecuencia distinta de cobro y facturación.
Fecha de liquidación/ingreso: la fecha contable a partir del que se cobran las rentas. En este caso, recomendamos que sea unos días después de la indicada en el ingreso del inquilino que de margen a los inquilinos para pagar. Por ejemplo, el 10 de cada mes.
Fecha de generación: cuántos días antes de la fecha de ingreso/liquidación se quiere tener disponible la factura y el importe a cobrar para posibles revisiones y correcciones, generación de ficheros SEPA, etc. Para esta casuística, recomendamos dejar algunos días de margen para que pague el inquilino, ya que esta fecha será también el día después del día "tope" que el inquilino pudo pagar. Por ejemplo, el mismo día que la fecha de liquidación/ingreso o uno o dos días antes.
Fecha de vencimiento: es un campo OPCIONAL que solo se rellenará si la factura tiene una fecha límite para ser pagada.
Conceptos: en el caso de que se trate de un ingreso, se pueden marcar otros conceptos adicionales al honorario que cobrar/facturar al propietario, como gastos del inmueble. En caso de una liquidación, aparecen:
Renta: NO SE DEBE MARCAR EN ESTE CASO. Si se marca, se incluirá la renta completa sin importar si el inquilino paga o no.
Servicios adicionales: tampoco debe marcarse. Si no, se incluirán los servicios que el inquilino pueda tener incluidos en la renta independientemente de si los ha pagado.
Gastos pendientes de liquidar e ingresos pendientes de pagar: clicando en editar conceptos se puede elegir si incluir gastos o ingresos, o ambos. Los gastos pendientes de liquidar serán gastos que descontar de la renta al propietario (por ejemplo, una incidencia adelantada por el gestor). Edita los conceptos para incluir ingresos pendientes de pagar será la forma de añadir la renta del inquilino, tal y como se indicó en la configuración del inquilino, se incluirá sólo si está pagado o la parte pagada.
Generar factura: activa esta opción para facturar el honorario al propietario. Indica la fecha que llevará la factura, si se querrá generar factura proforma para revisar la factura sin que se le asigne un número al momento y los conceptos de la liquidación que incluir (habitualmente, solo el honorario)
Ocultar liquidación/ingreso a receptores: si no queréis notificar automáticamente al propietario, en caso de estar registrado, de la generación de la liquidación.
Configuración en cada inmueble
Una vez indicadas estas configuraciones, queda indicar que se apliquen para los ingresos y liquidaciones de cada inmueble. Para ello, entra en el inmueble en el que indicar esta configuración desde la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda.
2.1. Configuración del pago del inquilino en el contrato de alquiler
Dentro del inmueble, lo primero que configuraremos será el pago que hará el inquilino. Para ello, habrá que desplegar Contratos y clicar en Ver el contrato de alquiler añadido. Si no hay contrato de alquiler creado aún añadido al inmueble, clica en Añadir contrato y rellena siguiendo los parámetros del siguiente artículo explicativo.
Dentro del formulario del contrato, clica en la opción de la parte superior derecha de la pantalla de Configuración de ingresos. Si se está creando un contrato nuevo, desciende al apartado de la parte inferior del formulario, donde estarán los apartados de Crear primer ingreso de la renta y programar ingresos recurrentes de renta.
La opción Crear primer ingreso de la renta solo habrá que marcarla si el contrato va a comenzar y se cobrarán las fianzas, depósito... si no es así, solo habrá que activar la programación del ingreso recurrente.
Elige la configuración de ingresos creada antes. Solo habrá que especificar:
Qué inquilino, si hay varios, paga la renta. Si se eligen varios, la renta se divide a partes iguales entre ellos.
Quién es el emisor del ingreso, es decir, la persona o empresa que recibe el pago por parte del inquilino.
Quién es el propietario que más tarde recibirá la liquidación de este ingreso. Si se eligen varios propietarios, el importe pagado se dividirá a partes iguales entre ellos.
2.2. Configuración del pago al propietario en el contrato de gestión
Una vez configurado el ingreso de la renta por parte del inquilino, habrá que configurar la liquidación que el propietario recibe. Para ello, dentro del inmueble en la pestaña Detalles habrá que desplegar Contratos de gestión y clicar en la opción de Añadir contrato de gestión o Ver el contrato si ya está creado.
En el formulario de Contrato de gestión rellena el propietario, el nombre con el que identificarlo y las fechas de inicio y fin del mismo. Una vez hecho esto, clica en asignar modelo de gestión para indicar con qué modelo se corresponde este contrato. Habrá que indicar el mismo que al añadir las Configuraciones generales: Porcentaje en base a rentas cobradas.
Una vez elegido el modelo de gestión, preguntará el importe fijo o porcentaje de honorarios, así como el IVA/retención a aplicar a esta cantidad. Si el honorario es un porcentaje de la renta, calcularemos el porcentaje de la renta pagada y no el total indicado en el contrato de alquiler. Si el propietario percibe la parte proporcional del honorario en el primer o último mes en caso de que el inquilino entre o salga a mitad de mes, puedes activar la opción de prorratear el honorario.
Una vez relleno esto, podrás activar la opción de Configurar el cobro automático del honorario. Elige entonces:
Emisor de la liquidación/ingreso: quién será el emisor de la factura de honorarios/receptor del pago del honorario
Serie de facturación: si se emite una factura por el honorario, qué serie de facturación se seguirá.
3. ¿Cómo se refleja esto en el inmueble mes a mes?
Si se configuran los inmuebles de esta manera, un día del mes, por ejemplo el día 1, se generarán en todos los inmuebles los ingresos pendientes de pago de los inquilinos. Los inquilinos deberán pagar y el gestor deberá marcar pagados estos ingresos antes de que se generen las liquidaciones. De esta forma, la fecha indicada de generación de liquidaciones, por ejemplo el día 10 del mes, el programa revisará qué ingresos están total o parcialmente pagados y generará las liquidaciones de los importes de estos pagos, calculando el honorario en función de estos pagos.
Si un inquilino no paga a tiempo la renta y para la fecha de generación de las liquidaciones su ingreso sigue completamente pendiente de pago, la liquidación al propietario no se generará. Si el inquilino paga la renta del mes después del día que se genera la liquidación, la liquidación no se genera a posteriori de forma automática. Se puede generar para este caso manualmente el gasto de honorarios y la liquidación, o bien esperar a que se incluyan en la liquidación del siguiente mes, sumadas a la renta y honorarios de ese mes si en esta ocasión el inquilino paga a tiempo. Por lo tanto, es muy importante:
Indicar entre la fecha de generación del ingreso y la de la liquidación un margen de tiempo lo bastante amplio para que los inquilinos puedan pagar.
Recordar marcar pagados los ingresos conforme los inquilinos emiten los pagos para que, el día que se genere la liquidación, la información de pagos en la plataforma sea fiel a la realidad y esté todo lo actualizada posible.