1. Subida de información
Antes de comenzar, el primer paso será añadir a la plataforma la información necesaria. Si acabas de empezar a usar la plataforma, contacta con nuestro equipo y la subiremos:
Inmuebles:
Para añadir o revisar los inmuebles subidos en la plataforma, entra en la pestaña "Inmuebles" del menú de la izquierda. Ahí tendrás un listado de los inmuebles que se hayan creado. Clica en añadir inmueble para crear uno nuevo o sobre la tarjeta de la propiedad para comprobar la información. Si entras en un inmueble ya existente, en la mitad derecha de la pantalla tienes el botón editar.
Si necesitas más información, consulta nuestro vídeo explicativo.
Inquilinos y propietarios:
Una vez añadido o editado el inmueble, clica sobre la tarjeta del inmueble para volver a entrar. Verás un acordeón de inquilinos y, algo más abajo, uno de propietarios. Desde ahí rellena el formulario con su información. Puedes añadir varios inquilinos y propietarios en una misma vivienda. Recuerda añadir sus datos de facturación a la derecha de la pantalla si generas factura o cobras por giro bancario.
Si facturas a nombre del propietario, marca el botón Establecer como emisor que aparece al desplegar Datos de facturación.
Si necesitas más información, consulta nuestros vídeos explicativos sobre cómo añadir inquilinos y propietarios.
Contratos vigentes:
Una vez asignado cada inquilino a su habitación, podrás añadir los contratos, también en la pestaña de Detalles, abriendo el acordeón de Contratos. Rellena el campo de la mensualidad y, si el alquiler incluye IVA o IRPF, añádelo justo debajo de la renta.
Respecto a las fechas, la de inicio será cuando comenzara el contrato, la de Próximo vencimiento indicará la próxima renovación del contrato, es decir, la próxima anualidad del contrato y la fecha Prorrogable hasta cuando el contrato finalice definitivamente. Los meses de preaviso notificarán de estas dos fechas respectivamente.
Guarda y continúa para crear el documento del contrato desde la plataforma y solicitar su firma, o guarda y finaliza si se trata de un contrato ya existente.
Si necesitas más información, consulta nuestro vídeo explicativo sobre cómo añadir contratos.
Tus datos de facturación:
En la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, en Facturación en la parte superior, abre el acordeón que indica Emisores de factura. Rellena o corrige el emisor que se ha creado por defecto con tus datos. Si facturas a nombre de más de una sociedad o persona, puedes crear los emisores desde aquí.
2. Programación de la renta
Una vez comprobada o añadida esta información, el siguiente paso es programar el ingreso de la renta por parte de los inquilinos. De esta forma, todos los meses se generarán en la plataforma unas tarjetas que indicarán los importes pendiente de pago por parte de cada inquilino, con factura adjunta si las generáis.
Para programar la renta, entra en Ver Inmueble y, en la parte superior, pincha en la pestaña Ingresos. Pincha en el acordeón Ingresos programados y en Programar ingreso.
En el formulario que aparece ahora, programa el ingreso de la renta. Para ello:
Indica el nombre con el que identificarás al ingreso. Por ejemplo, renta nombre del inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma el ingreso generado), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente este ingreso, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha del ingreso, es decir, la fecha contable que llevará el ingreso. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próximo ingreso deberán ser siempre fechas futuras.
En el campo A quién deberá ser quien reciba el ingreso y emita la factura en caso de que haya. Si el que aparece por defecto no es correcto, abre el desplegable para ver otros o clica "añadir". Podrás añadir un emisor que ya esté creado pero que no esté vinculado al inmueble clicando en Existente en el menú para añadir un nuevo emisor.
El ingreso será de los inquilinos. Puedes elegir varios inquilinos en este formulario si cada uno paga su parte correspondiente o a uno solo si paga en nombre de todos.
Clica el botón de Contratos. De esta forma, se incluirá la renta actualizada del contrato de cada uno y dejará de cobrársele automáticamente cuando el contrato finalice. Puedes clicar en el icono en forma de bloc de notas para configurar el concepto o indicar si se incluyen las cuotas adicionales del contrato.
Si el inmueble tiene gastos que recaen sobre los inquilinos y se suman a la renta, marca el botón de Gastos pendientes de cobro.
Si el inquilino paga junto con la renta una cuota fija de suministros y queréis que el programa cobre o pague al inquilino mensualmente la diferencia entre ésta y el gasto real, clica Balance.
Si generas factura, indícalo en "información adicional". Si la serie de facturación no está creada aún, pincha en añadir serie de facturación e indica el nombre, que será interno para que tú lo identifiques, "serie", que será el campo que no varíe entre facturas y "próximo número". De esta forma, las facturas se generarán con este formato "serie"/"próximo número". Indica también la fecha que llevará la factura.
Añade el ingreso programado.
Si necesitas más información para programar el ingreso de la renta del inquilino consulta nuestro vídeo y artículo explicativos.
3. Programación de la liquidación y factura al propietario
Una vez programadas las mensualidades de los inquilinos queda programar la liquidación al propietario de las rentas menos los honorarios de gestión. Para ello habrá que seguir dos pasos, programación de gasto de honorarios y de la liquidación.
Programación del gasto de honorarios:
Programaremos primero el importe de honorarios como un gasto para que los datos de la rentabilidad del inmueble consideren ese importe como un gasto para el propietario. Para ello, entra en la pestaña de Gastos, despliega el acordeón de Gastos programados y programa un gasto.
En el formulario que aparecerá a continuación:
Indica el nombre con el que identificarás al gasto. Por ejemplo, honorario nombre del inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma el gasto generado), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente este gasto, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha del gasto, es decir, la fecha contable que llevará el gasto. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próximo ingreso deberán ser siempre fechas futuras.
Indica el tipo de concepto, en este caso honorarios y el concepto que aparecerá después en la factura, el importe podrá ser un porcentaje de la renta o una cantidad fija y los impuestos que incluye esa cantidad.
Por último, marca el botón Repercutible de la configuración avanzada e indica que se repercute en Liquidaciones, al propietario y el contacto del propietario. Si son varios propietarios, marcando varios se dividirá el importe a partes iguales entre ellos.
Añade el gasto.
Programación de la liquidación y la factura:
Una vez programado este gasto, entra en la pestaña Liquidaciones para programar el pago que harás de la renta descontando los honorarios que acabamos de configurar. En esa pestaña también se programará la factura de honorarios al propietario.
Cuando se abra el formulario de programación:
Indica el nombre con el que identificarás la liquidación. Por ejemplo, Liquidación renta propietario dirección inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma la liquidación generada), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente esta liquidación, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha de la liquidación, es decir, la fecha contable que llevará la liquidación. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próxima liquidación deberán ser siempre fechas futuras.
El emisor en este caso será tu sociedad. Si el que aparece por defecto no es correcto, abre el desplegable y clica "añadir". En el formulario tendrás la opción de añadir un emisor existente.
Indica que es al propietario y marca el contacto al que pagues la renta.
Marca el concepto sugerido de Contratos si incluyes sólo las rentas de los inquilinos en la liquidación, independientemente de los gastos que paguen. Clica sobre el icono con forma de bloc de notas para dejar marcado sólo el concepto de tipo mensualidad.
Marca el concepto sugerido de Gastos e Ingresos pendientes de cobro. Clicando en el icono con forma de bloc de notas puedes configurarlo. Si el propietario recibe sólo las rentas de los inquilinos descontando el honorario, desmarca ingresos y deja únicamente el concepto gastos. Si el propietario recibe lo que paga el inquilino (renta + gastos) descontando el honorario, deja marcado tanto ingresos como gastos en este concepto.
⚠️¡¡¡Importante!!! El concepto contratos y el concepto ingresos no deben marcarse a la vez. Si no, existe el riesgo de duplicar las rentas.
Marca el botón de Añadir factura, indica o añade la serie de facturación que utilizarás y la fecha que llevará la factura y, por último, desmarca el concepto "mensualidad" para que la factura solamente incluya el honorario.
Añade la liquidación.
