1. Subida de información
Antes de comenzar, el primer paso será añadir a la plataforma la información necesaria. Si acabas de empezar a usar la plataforma, contacta con nuestro equipo y la subiremos:
Inmuebles:
Para añadir o revisar los inmuebles subidos en la plataforma, entra en la pestaña "Inmuebles" del menú de la izquierda. Ahí tendrás un listado de los inmuebles que se hayan creado. Clica en añadir inmueble para crear uno nuevo o sobre la tarjeta de la propiedad para comprobar la información. Si entras en un inmueble ya existente, en la mitad derecha de la pantalla tienes el botón editar.
Si alquilas por habitaciones, recuerda marcar el botón de gestión por habitaciones en el acordeón de la izquierda de información adicional.
Si necesitas más información, consulta nuestro vídeo explicativo
Inquilinos y propietarios:
Una vez añadido o editado el inmueble, clica sobre la tarjeta del inmueble para volver a entrar. Verás un acordeón de inquilinos y, algo más abajo, uno de propietarios. Clicando en Añadir, aparecerá el formulario a rellenar con su información. Puedes añadir varios inquilinos y propietarios en una misma vivienda. Recuerda añadir sus datos de facturación a la derecha de la pantalla si generas factura o cobras por giro bancario.
Una vez añadido el inquilino, asigna la habitación que le corresponde en el acordeón "Habitaciones". Así podrás ver la ocupación parcial del inmueble.
Consulta estos vídeos para ver cómo añadir nuevos inquilinos y nuevos propietarios
Contratos vigentes:
Una vez añadidos los inquilinos, podrás añadir los contratos de cada uno. Clica en añadir contrato y rellena la información. Puedes crear un contrato por inquilino o vincular a todos los inquilinos a un mismo contrato.
Si cobras una cuota fija con la que cubres los suministros, despliega el botón de anticipo e indica la cantidad. Este importe se sumará al que añadas al campo renta.
Si necesitas más información, revisa nuestro vídeo explicativo sobre añadir contratos a la plataforma.
Tus datos de facturación:
En la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, clica en Facturación en la parte superior y abre el acordeón que indica Emisores de factura. Rellena o corrige el emisor que se ha creado por defecto con tus datos. Si facturas a nombre de más de una sociedad o persona, puedes crearlos aquí para después vincularlos a los inmuebles que correspondan.
2. Programación de las rentas de los inquilinos
Una vez comprobada o añadida esta información, el siguiente paso es programar el ingreso de la renta por parte de los inquilinos. De esta forma, todos los meses se generarán en la plataforma unas tarjetas que indicarán los importes pendiente de pago por parte de cada inquilino, con factura adjunta si las generáis.
Para programar la renta, entra en Ver Inmueble y, en la parte superior, pincha en la pestaña Ingresos. Clica en el acordeón Ingresos programados y en Programar ingreso.
En el formulario que aparece ahora, programa el ingreso de la renta. Para ello:
Indica el nombre con el que identificarás al ingreso. Por ejemplo, renta nombre del inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma el ingreso generado), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente este ingreso, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha del ingreso, es decir, la fecha contable que llevará el ingreso. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próximo ingreso deberán ser siempre fechas futuras.
A quién es quien recibe el ingreso o emite la factura en caso de que haya. Si el que aparece por defecto no es correcto, abre el desplegable para ver otros o clica añadir. Podrás añadir un emisor que ya esté creado pero que no esté vinculado al inmueble clicando en Existente en el menú para añadir un nuevo emisor.
El ingreso será de los inquilinos. Puedes elegir varios inquilinos en este formulario si cada uno paga su parte correspondiente o a uno solo si paga en nombre de todos.
Clica el botón de Incluir mensualidad. De esta forma, se incluirá la renta actualizada del contrato de cada uno y dejará de cobrarse automáticamente cuando el contrato finalice.
Si el inmueble tiene gastos que recaen sobre los inquilinos y se suman a la renta, abre el botón de incluir gastos repercutibles.
Si generas factura, indícalo en "información adicional".
Añade el ingreso programado.
Si necesitas más información, revisa nuestro artículo y vídeo explicativos sobre la programación de rentas
3. Liquidación de la renta del propietario
Una vez programadas las mensualidades de los inquilinos queda programar el pago al propietario. Para ello, entra en la pestaña de Liquidaciones, abre el acordeón de Liquidaciones programadas y programa una liquidación.
Cuando se abra el formulario de programación:
Indica el nombre con el que identificarás la liquidación. Por ejemplo, Liquidación renta propietario dirección inmueble.
Indica la frecuencia, la fecha de inicio (fecha en la que aparecerá en la plataforma la liquidación generada), fecha de fin (última vez que se generará periódicamente esta liquidación, puedes dejarlo en blanco), días con los que se preavisará de esa fecha de fin y la fecha de la liquidación, es decir, la fecha contable que llevará. Puedes poner la misma que la de inicio o unos días antes. Las fechas de inicio y próxima liquidación deberán ser siempre fechas futuras.
El emisor en este caso será tu sociedad. Si el que aparece por defecto no es correcto, abre el desplegable y clica "añadir". Podrás añadir un emisor que ya esté creado pero que no esté vinculado al inmueble clicando en Existente en el menú para añadir un nuevo emisor.
Indica que es al propietario y marca el contacto al que pagues la renta.
No marques ninguno de los conceptos sugeridos, pincha en Añadir concepto y crea uno de tipo Renta en el que indiques el importe que pagas. Puedes indicar también el IVA e IRPF del importe.
Añade la liquidación.
Si necesitas más información, revisa nuestro artículo explicativo sobre liquidaciones de rentas en casos de subarriendo