Si cobras directamente al propietario el importe de honorarios por tu gestión, nosotros te explicamos cómo programar el importe y la factura al propietario. Para ello, tendrás que seguir dos pasos. Primero, programar el gasto de honorarios que tus servicios suponen para el propietario y, segundo, programar el ingreso que el propietario tendrá que hacerte y desde donde recibirá la factura.
Gasto de honorarios
Primero, entra en Ver Inmueble y ve a la pestaña de Gastos. Desde ahí, abre el acordeón de Gastos Programados y pincha en Programar Gasto.
Una vez en el formulario Programar gasto, rellena los siguientes campos:
Nombre: cómo identificarás el gasto. Por ejemplo Gasto + nombre del inmueble.
Fecha del gasto: la fecha contable, por ejemplo el primer día del próximo mes.
Frecuencia: mensual, trimestral, anual...
Inicio: la fecha a partir de la que podréis visualizar la información. Recomendamos que coincida con la del gasto o sea unos días antes.
Final: si se cobrarán durante un intervalo limitado de tiempo, indica cuándo dejaréis de cobrar los honorarios. Si no, se deja en blanco. Los días de preaviso son con respecto a esta fecha.
Conceptos: indica el tipo de movimiento (honorarios), el concepto que aparecerá en la factura, si es un porcentaje de la renta o un importe fijo y la cantidad. También el porcentaje de impuestos y marca si los impuestos están incluidos en el importe o se calculan a partir de esa base.
Pagado: habrá que indicarlo como pagado. Controlaremos el pago por parte del propietario desde ingresos.
Repercutible: marca este botón y que se repercute en ingresos, al propietario y los propietarios a los que se les cobrará. Si marcáis más de uno, se dividirá el importe a partes iguales entre ellos.
Programar el ingreso y la factura del honorario
Una vez programado el gasto, ve a la pestaña de Ingresos, abre el acordeón de Ingresos Programados y clica en Programar Ingreso.
En el formulario de Programar Ingreso, rellena los siguientes campos:
Nombre: cómo identificarás el ingreso. Por ejemplo Pago + nombre del propietario.
Fecha del ingreso: la fecha contable, por ejemplo el primer día del próximo mes.
A quién: a quién va dirigido el ingreso y que emite la factura. En este caso, vuestra empresa gestora.
De quién: de quién proviene el ingreso y quién recibe la factura. En este caso "propietario".
Contacto: aparecerá un desplegable de todos los propietarios. Elige a los mismos que en la pestaña de gastos.
Frecuencia: mensual, trimestral, anual...
Inicio: la fecha a partir de la que podréis visualizar la información. Debe ser igual o posterior a la fecha de inicio del gasto.
Final: si se cobrarán durante un intervalo limitado de tiempo, indica cuándo dejaréis de cobrar los honorarios. Si no, se deja en blanco. Los días de preaviso son con respecto a esta fecha.
Conceptos: marca la opción selecciona gastos pendientes de cobro marcando el recuadro blanco a la derecha de la pantalla.
Pagado: no se debe indicar como pagado para poder controlar cuándo paga el propietario.
Repercutible: no se debe marcar como repercutible.
Generar factura: marca este botón para generar la factura de honorarios e indica la serie de facturación de honorarios (si no se ha creado aún, puedes añadirla aquí). Una vez marcado, podrás elegir entre crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si al mes que viene el gestor revisa los borradores el día 3 del mes y las emite en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha de inicio/siguiente indicada al inicio del formulario.
Generación del ingreso y la factura
Cuando llegue la fecha en la que tanto el ingreso como el gasto se generarán, en la pestaña de Ingresos aparecerá una tarjeta nueva del ingreso del propietario pendiente de pago con la factura adjunta. Una vez el propietario pague, podrás marcarlo como pagado y, de esta forma, controlar qué falta por pagar y en qué fechas se ha pagado.
💡¡¡¡IMPORTANTE!!!
El propietario, si está invitado a la plataforma, no verá desde su usuario un ingreso de su importe a pagar. Solamente verá el gasto y la factura adjunta allí:
¿Tienes más dudas? Consulta nuestro vídeo explicativo
