1. Configura la plantilla de reservas
Si tienes un modelo de reserva que utilices habitualmente con tus inquilinos, puedes añadirlo a la plataforma para que rellene las variables automáticamente. Para configurar la plantilla, clica sobre tu email en la parte superior derecha y en Ajustes de la cuenta.
En la pestaña Ajustes de la cuenta clica en el título Plantillas y en Añadir plantilla en la derecha de la pantalla.
En el formulario de plantilla, indica:
El nombre de la plantilla (por ejemplo, Plantilla contrato por habitaciones).
El tipo de plantilla, en este caso, de tipo Firmas
Copia y pega o redacta el texto del contrato.
Para que el programa rellene los campos variables, despliega Reservas y sustituye en el texto los campos que varíen de una reserva a otra: datos del interesado, inmueble, fechas, importes... por los que ahí aparecen. El programa rellenará automáticamente la plantilla con los datos que después vayáis añadiendo.
⚠️¡¡IMPORTANTE!!
Los datos del desplegable Contratos, a excepción de la fecha actual, no se rellenan para los documentos de reservas.
2. Genera el documento de reservas y solicita su firma
Una vez añadida la plantilla de reservas, puedes generar el documento desde la pestaña Prealquiler del menú de la izquierda y en Solicitudes. Si no has añadido aún el contacto de la persona interesada o los datos de su solicitud, descubre cómo hacerlo en este artículo. Una vez generada, en la pestaña Solicitudes clica sobre la solicitud cuya reserva quieras crear o completar.
Una vez dentro, de la solicitud, clica sobre el campo de la reserva. Si no está creada aún, puedes añadirla ahora.
Serás redirigido a una nueva pestaña en la que podrás editar los datos de la reserva, generar el documento o solicitar su firma. Clica primero en el apartado Documentación. Para generar el documento de la reserva. Clica en Cargar archivos para añadir un archivo para firmar desde tu dispositivo, y en Generar documento para generar el archivo desde plantillas.
Una vez en el apartado Generar documento, elige la plantilla que utilizarás. Se rellenará debajo con los datos del inmueble, interesado, fechas... de la solicitud. Puedes editar o revisar el texto y corregir o añadir lo que necesites. Una vez listo, clica en "generar documento" para que el programa genere el documento de reservas.
Una vez generado el documento, clica en Firmas en la parte superior de la pantalla y en Añadir firma.
Aquí aparecerá un formulario en el que indicar:
1. Nombre identificativo de la firma: cómo identificarás esta firma para distinguirla de los demás documentos pendientes. Ejemplo: firma Reserva + nombre del interesado
2. Modo de envío: secuencial, es decir, al segundo firmante no le llegará hasta que el primero no complete la firma o paralelo, llega a todos a la vez.
3. Título y contenido: asunto y texto del email.
4. Firmantes: selecciona o añade manualmente quién debe firmar el documento.
5. Documentos: elige, de entre los documentos añadidos o adjuntos antes al apartado documentos quieres enviar. Una ver marcado el documento, podrás elegir en qué lugar y cuántas veces se firmará el documento.
6. Enviar una copia por email: eliige direcciones de email qe deban ir en copia.
7. Enviar recordatorios: con la frecuencia que indiques, hasta que se complete la firma.
8. Caducidad: fecha límite hasta la que se podrá firmar. Después de esta fecha la firma caduca y no se podrá firmar el documento, habrá que generar una firma nueva.
Una vez cliques en Añadir, se enviará la firma a los contactos indicados. Verás el estado de la firma en el apartado Firmas de la reserva.