Generación de plantillas
Para generar una plantilla de contrato, entra en tu usuario, clica sobre tu email en la parte superior derecha y clica en ajustes de la cuenta/ajustes del equipo. Si trabajas desde equipos, es muy importante generar la plantilla dentro del equipo para que otros compañeros puedan acceder también a esta información.
Los tipos de documentos que se podrán generar desde plantillas desde el programa son:
Documentos relacionados con el contrato de alquiler: contrato, anexos, prórrogas, rescisiones...
Contratos de gestión con propietarios
Documentos de reservas de alquiler.
En esta pestaña, entra en el apartado Plantillas y clica en Añadir plantilla para crear una nueva plantilla de documento.
En el formulario de Añadir plantilla indica:
Nombre de la plantilla: forma de identificar la tipología de documento que se generará desde la plantilla. Por ejemplo Plantilla contrato de alquiler, plantilla contrato por habitaciones, plantilla contrato con dos inquilinos...
Tipo de plantilla: elige en este caso plantillas de tipo firma de contrato para los contratos de alquiler, firma de contratos de gestión para contratos con propietarios o firma de reservas para documentos de reservas a firmar por el inquilino.
Una vez relleno esto, en el cuadro de texto que hay debajo puedes escribir o copiar y pegar el texto de la plantilla de contrato. Ten en cuenta que aspectos del diseño como tipología de letra, negritas, espaciados, justificado, sangrías... pueden perderse por el cambio de formato y deberán indicarse de nuevo en este cuadro de texto.
Una vez añadido el texto del contrato, el siguiente paso será personalizar los campos que queráis que se rellenen automáticamente. Dependiendo del tipo de documento, habrán aparecido distintos deplegables:
Los campos genérico funcionan en cualquier tipo de plantilla y muestran datos sobre la fecha actual
Los campos del desplegable inmueble muestran la información genérica del inmueble a alquilar: dirección, referencia catastral, superficie, etc. y son comunes para todas las categorías de plantillas firmables.
Los campos específicos contratos, contratos de gestión o reservas rellenan información específica, dependiendo del tipo de documento: inquilinos, propietarios, rentas, honorarios, fechas de inicio y fin de la vigencia del contrato...
Para incluir una variable en el texto:
Haz clic en el lugar del documento donde vaya a ir incluida esa variable.
Despliega el menú de variables (contratos, inmuebles o genérico) y busca la variable que necesites.
Clica sobre la variable.
Se habrá añadido un código que el programa identificará con la variable una vez se genere un documento. Elimina, en caso de haberlos, puntos suspensivos, espacios que sobren... del texto para que al rellenarse la variable en el documento no aparezcan.
Para añadir elementos dinámicos como tablas o imágenes, clica en la opción Insertar en la parte superior del cuadro de texto. Es muy importante añadirlas de este modo, ya que arrastrando o copiando y pegando archivos desde el dispositivo no se adjuntarán correctamente y podría incluso provocar errores.
Una vez rellena la plantilla, tienes acceso a una vista previa clicando en Archivo en la parte superior del espacio para escribir y en Previsualizar.
Una vez añadida la plantilla de contrato, podrás generar documentos y solicitar su firma desde la plataforma. Descubre cómo hacerlo desde los artículos Generación de contratos con plantillas y firma digital, Cómo generar contratos de gestión y Genera y firma el documento de la reserva del alquiler