Generación de contratos con plantillas y firma digital

Las plantillas de contratos te permitirán ahorrar mucho tiempo a la hora de generar los contratos de arrendamiento y gestión, y permiten digitalizar y centralizar el proceso de confección y firma de contratos desde la plataforma.

Lo primero que debes hacer es crear la plantilla del contrato. Para ello, tienes que ir a Ajustes de la cuenta, se encuentra en la esquina superior derecha clicando sobre vuestro email.

Una vez aquí, abre la pestaña de Plantillas y pincha en Añadir Plantilla. Puedes crear tantas plantillas como modelos de contrato utilices.

Aparecerá entonces un pequeño espacio para el nombre de la plantilla, la opción de "tipo de plantilla" (habrá que escoger "firmas") y otro para texto del contrato. Pega si ya tienes un modelo de contrato preconfigurado aquí e incluye las variables en los huecos disponibles (datos de las partes, información sobre el inmueble, fechas, etc.). Para incluir las variables, pincha en Contratos en la esquina superior izquierda y aparecerán todos los posibles campos a rellenar. Cuando hayas acabado, pincha en guardar en la parte inferior, y tu plantilla se habrá creado. Tienes más información en el artículo explicativo de configuración de plantillas de documentos.

Una vez creada la plantilla, el siguiente paso será crear un contrato a partir de ella. Para ello, entraremos en el inmueble que tengamos que incluir el contrato y haremos clic en Añadir Contrato. También puedes firmar documentos en contratos ya creados clicando en Ver el contrato y en la pestaña Firmas.

Si se trata de un contrato nuevo, primero añadiremos los datos del contrato que el programa utilizará para rellenar la plantilla. La información obligatoria para crear un contrato de arrendamiento en la plataforma son los inquilinos, el nombre de referencia para el contrato, la mensualidad y las fechas de inicio y fin, pero podemos añadir también fianza y depósito, datos de avalistas, etc.

Una vez relleno, en la parte inferior de la pantalla aparecerán entonces dos botones, uno de Guardar y Finalizar y otro de Guardar y Continuar. Si pinchamos en este último, entraremos en la pestaña para elegir documentos para firmar. Podemos subir un archivo previamente creado o seleccionar una plantilla. Si seleccionamos una plantilla, se rellenarán automáticamente los campos variables. Siempre podrás añadir, eliminar o editar lo que necesites. Si el programa no ha encontrado algún campo variable, aparecerá subrayado en amarillo para que no olvides editarlo.

Una vez listo el texto, podrás hacer clic en Generar documento y crearás automáticamente el PDF.

El siguiente paso será solicitar la firma de las partes. Una vez cliques en Siguiente llegarás a la página de Añadir Firma. En la parte superior, elige si el envío del documento a los firmantes será paralelo, es decir, que se envíe a todas las partes a la vez, o secuencial, que se envíe en orden. También puedes eliminar o añadir tantos firmantes como quieras.

Clica en Firmantes para elegir quién de entre los contactos añadidos al inmueble firmará el documento. También puedes añadir manualmente los datos de nombre e email del firmante.

Después, elige qué documento se firmará de entre los añadidos o generados en el paso previo. Si quieres elegir dónde firmar el documento, despliega la opción de Posición de la firma. Arrastra el rectángulo azul con el nombre del firmante al punto del documento donde deben firmar y tantas veces como firmas necesites en el documento.

Por último, configura si algún email deberá ir en copia, cada cuánto enviar recordatorios a los firmantes y cuándo caducará la firma del documento. Clica en Enviar firma en la parte inferior del formulario para enviarla a los firmantes.

Una vez hayan firmado, te llegará una notificación que podrás ver en el icono en forma de campana de la esquina superior derecha. Para ver o solicitar firmas en cualquier momento, entra en el inmueble correspondiente, abre el acordeón de Contratos y pincha en Ver en el contrato. En la parte superior de la pantalla clica en Firmas para comprobar el estado de la firma.

Si necesitas más información, consulta nuestros vídeos informativos para ver cómo generar contratos habituales, contratos temporales y contratos por habitaciones.

Una vez completado el proceso de firma, clicando sobre la tarjeta de la firma tendréis acceso al documento original, el firmado y el probatorio que demuestra la legalidad del documento.

Desde el apartado Reportes del menú de la izquierda puedes controlar el estado de las firmas solicitadas, así como acceder mediante accesos directos. Para ello, añade un nuevo reporte con la métrica Firmas. Si no sabes cómo crear un reporte nuevo y personalizar sus métricas, puedes ver el paso a paso en el siguiente artículo explicativo.