1. Incluye los datos de facturación
Antes de poder generar facturas de honorarios al inquilino, hay que incluir los datos de facturación del emisor y el receptor.
Datos de facturación del emisor:
Podrás incluirlos en Editar inmueble y dentro del acordeón de Facturación del emisor. Aquí puedes crear o añadir el emisor existente de las facturas si no está ya creado.
Si las facturas las emite el propietario del inmueble, entra en la pestaña Propietarios del inmueble y en Ver. A la derecha de la pantalla, despliega Datos de facturación y activa la opción Establecer como emisor de facturas.
Si necesitas más información sobre cómo añadir o configurar los datos de facturación de los emisores, revisa el siguiente artículo.
Datos de facturación del receptor:
Los datos de facturación del receptor, en este caso el inquilino, se incluyen al pulsar Ver en la tarjeta del inquilino dentro de Detalles del inmueble. Activa el botón que indica Datos de facturación y rellena la información.
💡Si no rellenas los datos de facturación, el programa tomará los datos de contacto de la mitad izquierda de la pantalla para las facturas
2. Genera la factura al inquilino
Para generar facturas de renta al inquilino, entra en la pestaña de Ingresos dentro del inmueble y haz clic en Generar o Programar ingreso. Si dispones de los datos del contrato, aparecerá una tarjeta sobre la que clicar que permitirá incluir la renta del contrato automáticamente. Si no, tendrás que crear un concepto personalizado con el importe que vayas a cobrarle.
Para generar la factura, activa el botón que indica Generar factura. Se podrá seleccionar entonces la opción de crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si en otro caso el gestor revisa el borrador el día 3 del mes y emite la factura en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha en la que se genere el ingreso.
Una vez generado el ingreso, éste aparecerá en la pestaña de Ingresos. Pincha en los tres puntos de la tarjeta y aparecerá la opción de Descargar factura. Si pinchas aquí, la factura se descargará en PDF.
Además, si tu inquilino está invitado a la plataforma recibirá el PDF de la factura por email junto con la notificación del pago pendiente.
Para generar una factura de un ingreso que ya está creado:
Solo tendrás que clicar en los tres puntos y Ver. Verás arriba a la derecha la opción de Editar ingreso. Aparecerá el mismo formulario de creación y podrás marcar la opción de Generar factura.
⚠️¡Importante! Una factura ya emitida no se puede eliminar ni editar. Solo podrán editarse o eliminarse los ingresos con borrador de factura asociado.