En este artículo te enseñaremos a añadir una serie de configuraciones estándar para todas las automatizaciones de la renta de los inquilinos que después faciliten y agilicen el proceso de programación de ingresos a inquilinos.
1. Configuración de los modelos de ingreso
El primer paso consistirá en configurar los modelos de ingresos a inquilinos, es decir, los parámetros comunes entre todos los ingresos de rentas a inquilinos. Esto se gestiona desde el menú lateral izquierdo, navegando a "Finanzas"> "Ingresos" y "Configuraciones Generales".
En la pestaña que aparece a continuación, hay dos opciones:
Primer ingreso de la renta del contrato: la configuración del primer pago del inquilino, en caso de que incluya conceptos distintos o adicionales al resto de meses. Por ejemplo la fianza, depósito, honorarios de gestión... no es necesario configurarlo si el pago del primer mes es igual al del resto de meses.
Ingreso programado de la renta del contrato: lo que pagarán los inquilinos durante los demás meses hasta el fin de su contrato.
En caso de no estar creados todavía las configuraciones generales puedes ver en detalle cómo añadirlas en este artículo explicativo.
2. Programación del ingreso desde el contrato
Una vez configurados estos formularios, dirígete a la sección Inmuebles del menú lateral. Dentro de esta, selecciona el subapartado Inmuebles y clica sobre la tarjeta del inmueble cuyo ingreso programar.
Dentro del inmueble, despliega el apartado Contratos para configurarlo. Si el contrato aún no está añadido, puedes consultar el artículo explicativo Añade el contrato de alquiler.
Si el contrato estaba creado de antes, clica en la opción Ver la tarjeta del contrato y en la parte superior, en el apartado Configuración de ingresos.
Si se está creando un contrato nuevo, desciende al apartado de la parte inferior del formulario, donde estarán los apartados de Crear primer ingreso de la renta y programar ingresos recurrentes de renta.
2.1. Crear primer ingreso de la renta
Activa el apartado de creación del primer ingreso e indica:
En caso de haber varios, cuál de las configuraciones iniciales se utilizará.
La fecha que llevará ese primer ingreso
Cuándo se generará: con cuánta antelación en relación a esa fecha se creará el importe y, si la hay, su factura (proforma si así se indicó en la configuración).
Si hay varios inquilinos asociados al contrato, indica cuál de ellos pagará la renta. Si se marcan todos, el programa dividirá los importes a partes iguales entre todos ellos.
Elige el contacto que cobrará los ingresos y, en caso de haberlas, emitirá las facturas.
Elige, si aplica, la serie de facturación para las facturas de la renta.
El primer ingreso de la renta solo podrá generarse una vez, es decir, no será posible duplicar el primer ingreso.
En caso de generarse incorrectamente, es posible eliminar, rectificar o anular la factura del primer ingreso. En ese caso sí permitiremos emitir de nuevo el primer ingreso para corregir el error.
2.2. Programar ingresos recurrentes de renta
En caso de haber varias, cuál de las configuraciones iniciales se utilizará.
La fecha en la que generar el próximo ingreso. Por defecto aparecerá la próxima generación futura posible de acuerdo a lo configurado en la programación recurrente. Por ejemplo, si los ingresos se generan con fecha día 1, aparecerá el día 1 del mes siguiente al actual. También es posible indicar:
Una fecha posterior a la próxima generación. Por ejemplo, si el inquilino ha adelantado el pago de 6 meses, es posible indicar que la próxima generación sea después de esos 6 meses.
La fecha actual o una anterior. En ese caso, se generará automáticamente el ingreso con esa fecha, pero no se generará un histórico en caso de indicarse una fecha varios meses pasada. La siguiente fecha programada será por defecto una fecha futura, la más próxima posible de acuerdo a la configuración. Por ejemplo, si a mediados de enero se quiere generar el ingreso del 1 de diciembre del año anterior, se puede indicar esta fecha de ingreso en la programación, pero el siguiente que se generará será el de febrero, por ser el futuro ingreso más próximo.
Se quiera indicar una fecha futura o pasada, solamente se podrá indicar el día del mes de la programación. Por ejemplo, si la programación está indicada que genere los ingresos con día 1 del mes, se podrá generar el ingreso con fecha día 1 del mes que se quiera, pero no ingresos con fecha día 2, 3, 4, etc.
Si hay varios inquilinos asociados al contrato, indica cuál de ellos pagará la renta. Si se marcan todos, el programa dividirá los importes a partes iguales entre todos ellos.
Elige el contacto que cobrará los ingresos y, en caso de haberlas, emitirá las facturas.
Elige, si aplica, la serie de facturación para las facturas de la renta.
En caso de que la configuración elegida se deje algún concepto añadido al contrato sin incluir en el ingreso, aparecerá un aviso que lo indicará.
3. Asocia configuraciones masivamente a los contratos de alquiler
Una opción para automatizar estos procesos es la de asociar masivamente las configuraciones a los contratos de alquiler. Esta funcionalidad ayuda:
A añadir las configuraciones de ingresos masivamente a muchos contratos a la vez.
A sustituir las configuraciones actualmente añadidas a los contratos por otras de manera ágil.
Para asociar una configuración de ingresos masivamente a todos o muchos de los contratos de alquiler del usuario, entra en Contratos > Con inquilinos > Listado de contratos en la barra lateral izquierda, selecciona los contratos a los que asociar una configuración de ingresos (puedes utilizar los filtros que necesites y clicar en seleccionar todo) y haz clic en el icono con forma de rueda de engranaje.
Se abrirá un menú para seleccionar si asignar masivamente un primer ingreso o un ingreso recurrente. Elige la opción que quieras asignar a los contratos.
Una vez elegido el tipo de ingreso que asignar masivamente, a la derecha de la pantalla aparecerá un menú para seleccionar:
La configuración a utilizar
Si asignarlo a un inquilino o a todos los del contrato (en caso de elegirlos a todos, la renta se asociará a todos).
Quién recibirá el pago de los ingresos y emitirá la factura (si aplicara). Elegir entre el propietario u otro emisor específico.
En caso de elegirse la opción del propietario, preguntará si se trata del añadido primero o más recientemente al inmueble, en caso de haber varios.
En caso de elegirse la opción del emisor específico, habrá que elegir el contacto específico aquí.
En caso de elegirse una configuración de ingresos que incluya facturación, habrá que seleccionar también la serie de facturación con la que emitir las facturas de la renta.
¡IMPORTANTE! Si se está asociando masivamente una configuración de primer ingreso a muchos contratos, la configuración solo se añadirá a los contratos que no hayan generado aún un primer ingreso.
Recomendamos encarecidamente el uso de filtros de fechas y estados de contratos antes de asignar masivamente una configuración de primer ingreso a contratos, ya que el programa solo tiene en cuenta si se ha generado o no un primer ingreso, pero no si se han generado ingresos recurrentes y existe el riesgo de que se generen primeros ingresos en contratos que lleven mucho tiempo activos pero cuyo primer ingreso no se añadió en la plataforma.
4. Consulta las programaciones añadidas en contratos
4.1. Revisa la configuración de un contrato
Desde el formulario del contrato, en el apartado Ingresos del contrato aparecerá una caja para el primer ingreso (en caso de no haberse generado aún) y del ingreso recurrente indicando los detalles de la configuración: fecha de generación, fecha de próximo ingreso, frecuencia, conceptos a incluir y un importe aproximado a pagar.
Este importe estimado solo tendrá en cuenta los importes provenientes del contrato: rentas, fianzas, cuotas de suministros... pero no tendrá en consideración importes externos, como pueden ser gastos repercutibles o ajustes del balance de suministros.
4.2. Revisa las configuraciones de todos o varios contratos a la vez
Si necesitas consultar de un vistazo las programaciones configuradas en todos los contratos, tienes dos opciones:
Revisar desde el reporte de contratos
En la sección Reportes del menú de la izquierda, el reporte Contratos las métricas de la izquierda Próxima generación desde ingreso programado, próxima generación desde contrato, Configuración primer ingreso y Configuración ingreso recurrente. Los campos en los que no aplique, por ejemplo por no estar configurados en el contrato, aparecerán en blanco.
Revisar desde la pestaña Finanzas> Ingresos
En la pestaña Finanzas también es posible revisar las configuraciones añadidas a contratos. Para ello, clica en el apartado Programados> Programación de contratos para ver un listado de todas las programaciones añadidas, tanto de alquiler como de honorarios en caso de cobrarlos desde ingresos. Clica en la opción Filtrar para visualizar las programaciones de una o varias categorías concretas.
Podrás filtrar las configuraciones de ingresos por las siguientes categorías:
Inmueble: para ver las configuraciones de uno o varios inmuebles concretos
Contratos: para filtrar por tipo de contrato, en este caso Contratos, así como filtrar contratos de alquiler concretos.
Tipo de pagador: habría que filtrar por "inquilino" para distinguir de los pagos de propietarios (si aplicara).
Pagadores: para filtrar por el inquilino que pagará.
Receptor del pago: en caso de trabajar a nombre de varias sociedades/personas físicas que reciben pagos o emiten facturas.
Próxima generación: filtro de fechas para comprobar qué ingresos se generarán en un intervalo concreto.
