Si gestionas inmuebles de terceros, automatiza la retribución del propietario y, si aplica, la facturación. Para ello, es necesario seguir dos pasos:
1. Configuración del modelo de pago
El primer paso consistirá en configurar el modelo a seguir de gestión de inmuebles de terceros, es decir, los parámetros comunes entre los pagos a propietarios. Esto se gestiona desde la pestaña Finanzas - Liquidaciones del menú de la izquierda, clicando sobre el icono con forma de engranaje de la parte superior derecha de Configuraciones generales.
1.1. Modelos de gestión
Allí, clica en la opción de Cobros de honorarios y Modelos de gestión. Desde este apartado se añadirá la forma con la que trabajes: gestionando inmuebles de terceros o subarrendando el inmueble. Clica en la opción de Añadir modelos de gestión para añadir los modelos con los que trabajes.
Se abrirá entonces un menú donde indicar cómo calculas la retribución:
Si como un porcentaje de la renta
Si como una cuota fija
Si mediante subarriendo.
Elige porcentaje de la renta
Indica si cobras el honorario descontado de la renta (liquidaciones) o directamente al propietario (un ingreso)
Indica después cuál de estas opciones se corresponde con tu modelo de gestión:
Comisión sobre rentas de alquiler - El honorario se calculará como un porcentaje sobre el total de las rentas de contratos de alquiler activos, descontándose en la liquidación al propietario. No se consideran las rentas pagadas.
Comisión sobre rentas cobradas - El honorario se calculará como un porcentaje aplicado al total pagado de las rentas de alquiler. Si hay pagos parciales, se calculará el honorario proporcional al pago parcial. Si el inquilino no ha pagado, al propietario no se le cobra honorario.
Comisión con renta mínima garantizada - el honorario es, en principio, un porcentaje del total de las rentas de los contratos de alquiler. En caso de que las rentas sean inferiores a un importe mínimo pactado con el propietario, el honorario se calculará en función de ese mínimo.
Elige cuota fija de gestión
Indica si cobras el honorario descontado de la renta (liquidaciones) o directamente al propietario (un ingreso)
Indica después cuál de estas opciones se corresponde con tu modelo de gestión:
Cuota fija sobre rentas de alquiler - El honorario será una cuota fija que se cobrará solo si hay contratos de alquiler activos.
Cuota fija con renta mínima garantizada - El honorario será una cuota fija independiente de las rentas de los contratos activos. En caso de que la renta de los inquilinos sea inferior a una renta mínima pactada con el propietario, se liquidará la renta mínima (no la renta real) descontando el honorario.
Elige subarriendo
Elige el modelo que se corresponde con tu caso
Subarriendo simple - se paga al propietario la renta pactada con él. No se emite factura al propietario.
Beneficio del subarriendo - el propietario recibe la renta pactada con él. Se le emite una factura del beneficio del gestor: la diferencia entre las rentas que los inquilinos pagan y la que recibe el propietario.
Añade tantos modelos de gestión como casos tengas. En caso de trabajar solo con un caso, solo hará falta añadir un modelo de gestión.
1.2. Cobro programado del honorario
Una vez añadidos los modelos de gestión con los que se trabaje, el siguiente paso será indicar cómo se gestiona el cobro del honorario (con qué frecuencia, en qué fechas, qué conceptos adicionales se incluyen...)
Para ello, en la misma pestaña de Finanzas - Liquidaciones y Configuraciones generales entra en el apartado del Cobro programado del honorario y clica en Configurar cobros recurrentes de honorario.
Lo primero que preguntará será:
Nombre de la configuración - para identificarla
Breve descripción
en caso de haber creado varios modelos de gestión en el paso anterior, elegir a cuál aplica la configuración. Cada modelo de gestión podrá tener varias configuraciones de cobro de honorarios asociada (por ejemplo en función de la frecuencia que se cobra, los conceptos que se cobran, el camino contable que se utiliza...).
Una vez rellenos estos campos, indica:
Frecuencia: habitualmente mensual, pero se pueden indicar otras frecuencias con las que cobrar Y facturar el honorario. No es posible configurar una frecuencia distinta de cobro y facturación.
Fecha de liquidación/ingreso: la fecha contable a partir del que se cobra el honorario. Habitualmente será el 1 del mes.
Fecha de generación: cuántos días antes de la fecha del ingreso se quiere tener disponible la factura y el importe a cobrar para posibles revisiones y correcciones, generación de ficheros SEPA, etc.
Fecha de vencimiento: es un campo OPCIONAL que solo se rellenará si la factura tiene una fecha límite para ser pagada.
Conceptos: en el caso de que se trate de un ingreso, se pueden marcar otros conceptos adicionales al honorario que cobrar/facturar al propietario, como gastos del inmueble. En caso de una liquidación, se indicará:
Renta: si el propietario recibe el alquiler íntegro del inquilino sin cobrar nunca otros conceptos que el inquilino pueda pagar, como gastos del inmueble.
Servicios adicionales: si el propietario cobra servicios adicionales del contrato asociados al inquilino: limpiezas, basuras...
Gastos pendientes de liquidar e ingresos pendientes de pagar: clicando en editar conceptos se puede elegir si incluir gastos o ingresos, o ambos. Los gastos pendientes de liquidar serán gastos que descontar de la renta al propietario (por ejemplo, una incidencia adelantada por el gestor). Ingresos pendientes de pagar será otra forma de añadir la renta del inquilino, en caso de que el propietario reciba la renta del contrato más cualquier otro gasto que el inquilino haya podido pagar: suministros, reparaciones... ES MUY IMPORTANTE NO MARCAR RENTA E INGRESOS PENDIENTES DE PAGAR, O UNO U OTRO PARA EVITAR DUPLICACIONES DE LA RENTA.
Generar factura: activa esta opción para facturar el honorario al propietario. Una vez marcado, podrás elegir entre crear un borrador de factura o emitir directamente la factura. Nosotros recomendamos el uso del borrador. Esto significa que no se le asignará número (y opcionalmente fecha) a la factura por defecto. Se genera un PDF con la previsualización de los datos de emisor, receptor y conceptos, que permiten eliminarla o editarla en caso de necesitarlo. Una vez llegue la fecha de la factura o se quiera emitir manualmente, se generará la factura con fecha y número inalterable. La generación de facturas tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida generar la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 de cada mes y el gestor revisa las facturas y las emite el día 2 del mes, las facturas llevarán fecha día 2 sin que se puedan modificar. Si al mes que viene el gestor revisa los borradores el día 3 del mes y las emite en ese momento, en ese mes las facturas llevarán fecha día.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso se generará (junto con el borrador de factura) el día 25 de cada mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Por lo tanto, se dispone de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Esta fecha deberá ser posterior a la fecha de generación indicada al inicio del formulario.
Ocultar liquidación/ingreso a receptores: si no queréis notificar automáticamente al propietario, en caso de estar registrado, de la generación de la liquidación.
2. Programación desde el contrato de gestión
Una vez guardada la configuración, entra a pestaña Inmuebles del menú de la izquierda y clica sobre la tarjeta del inmueble cuyo pago del propietario programar.
Una vez dentro del inmueble, despliega el apartado Contratos con propietarios. Clica en Añadir contrato para incluir la información del contrato firmado con el propietario.
En el formulario de Contrato con propietarios rellena el propietario asociado, el nombre con el que identificarlo y las fechas de inicio y fin del mismo (si aplica), si es prorrogable, etc.
Una vez hecho esto, clica en asignar modelo de gestión para indicar con qué modelo se corresponde este contrato.
Una vez elegido el modelo de gestión, preguntará los datos que necesita dependiendo del modelo:
Honorario que cobrar al propietario, fijo o porcentual
Renta mínima pactada con el propietario (independiente de la que pague el inquilino)
Renta pactada con el propietario (independiente de las rentas de los inquilinos que subarriendan).
Si el propietario percibe la parte proporcional del honorario en el primer o último mes en caso de que el inquilino entre o salga a mitad de mes, puedes activar la opción de prorratear el honorario.
Una vez relleno esto, podrás activar la opción de Programa tus movimientos para que el movimiento de la retribución al propietario se refleje automáticamente cada mes en el usuario.
Una vez activa la opción de Programa tus movimientos selecciona la configuración del desplegable que crearas en el paso anterior. Ten en cuenta que el modelo de gestión elegido en el contrato debe coincidir con el elegido en la configuración general.
Elige entonces:
Emisor de la liquidación/ingreso: quién será el emisor de la factura de honorarios/receptor del pago del honorario
Serie de facturación: si se emite una factura por el honorario, qué serie de facturación se seguirá.
Una vez creado el contrato de gestión con esta configuración, cada mes se generará automáticamente el ingreso o liquidación con el importe y la factura que corresponda al propietario.
3. Asocia configuraciones masivamente a los contratos de gestión
Una opción para automatizar estos procesos es la de asociar masivamente las configuraciones a los contratos de gestión. Esta funcionalidad ayuda:
A añadir las configuraciones de ingresos masivamente a muchos contratos a la vez.
A sustituir las configuraciones actualmente añadidas a los contratos por otras de manera ágil.
Para asociar una configuración de honorarios masivamente a todos o muchos de los contratos de alquiler del usuario, entra en la pestaña Contratos - Contratos con propietarios del menú de la izquierda. Selecciona los contratos a los que asociar una configuración de ingresos (puedes utilizar los filtros que necesites y clicar en seleccionar todo) y clica en el icono con forma de rueda de engranaje.
Se abrirá a la derecha de la pantalla un menú para elegir un modelo de gestión de honorarios. Importante, si se ha seleccionado algún contrato de gestión con otro modelo asociado, a ese contrato de gestión no se le asociará la configuración que aquí se seleccione.
Una vez elegido el modelo de gestión, elige la configuración de honorarios creada para ese modelo de gestión que asociar a todos los contratos. Una vez elegido el modelo de gestión indica
La configuración a utilizar
Si la liquidación la recibe un propietario o se reparte entre varios
El emisor de la liquidación.
Si aplica, serie de facturación y emisores
⚠️¡Importante! Solo se actualizará la configuración de honorarios de aquellos contratos de gestión previamente seleccionados que tengan elegido el mismo modelo de gestión. Si se ha marcado un contrato de gestión que tenga un modelo de gestión distinto, éste no se actualizará.
4. Consulta las programaciones añadidas en contratos de gestión
Desde la pestaña Finanzas del menú de la izquierda, clica en Ingresos si no cobras la renta del inquilino o Liquidaciones si sí cobras la renta del inquilino/subarriendas y, para cualquiera de los dos casos, en Programados y en Programaciones de contratos. Allí verás un listado con todas las programaciones efectuadas en contratos.
Para revisar la información de alguna categoría de contrato, emisor de factura, inmueble... concreto, clica en la opción Filtrar en la parte superior derecha de la tabla.
⚠️En caso de no cobrar las rentas de los inquilinos y estar revisando la información desde Ingresos, recomendamos filtrar siempre por Contratos y tipo de contrato Contrato de gestión, ya que las programaciones de honorarios aparecerán junto a las de rentas de inquilinos.