¿Qué funcionalidades limita y permite el archivo de inmuebles?
La funcionalidad de "archivo" de inmuebles está orientada a desactivar inmuebles que ya no estén en gestión pero cuya información subida al programa queráis conservar. No es una funcionalidad que recomendemos para inmuebles que estarán sin alquilar durante periodos cortos de tiempo, sino para aquellos que ya no estén en gestión o que pasarán una larga temporada de tiempo sin alquilar, por ejemplo, porque se esté tramitando la documentación necesaria para alquilarlos o porque estén en obras.
¿Qué limita el archivo de inmuebles?
Si un inmueble está archivado:
Todos los contratos conservarán su estado pero no podrán editarse, solicitarse firmas o recibir notificaciones.
Se anularán todas las programaciones de ingresos, gastos y liquidaciones, así como las configuraciones de ingresos y liquidaciones de contratos de alquiler y de gestión.
No se podrá editar la información del inmueble, de sus contratos o de los ingresos, gastos y liquidaciones. Para poder editarlo habrá que anular el archivo del inmueble.
No se podrán incluir los ingresos y liquidaciones en ficheros SEPA.
No se podrán conciliar ingresos, gastos y liquidaciones pendientes de pago de ese inmueble.
Las incidencias asociadas al inmueble se pausarán en el estado en el que estuvieran, no pudiendo editarse o actualizarse.
No podrán gestionarse solicitudes de prealquiler para ese inmueble. Todas las que hubiera pendientes o en proceso se eliminarán.
Los inquilinos, propietarios y proveedores invitados dejarán de tener acceso al inmueble desde su usuario. Por lo tanto, los inquilinos no podrán pagar ingresos desde su usuario ni descargar facturas o evidencias.
Se cancelarán todas las firmas pendientes solicitadas.
No se podrán descargar documentos adjuntos a contratos, ni evidencias de gastos, ingresos y liquidaciones.
¿Qué permite el archivo de inmuebles?
La información de los inmuebles, sus inquilinos, contratos, ingresos, gastos, liquidaciones y facturas seguirán apareciendo en las métricas de reportes.
El listado de facturas de ese inmueble se podrán descargar desde la funcionalidad de exportación de facturas.
El listado de asientos contables de ese inmueble se podrá descargar desde la funcionalidad de generación de ficheros de asientos contables.
🤔¿Cómo afecta a mi suscripción archivar un inmueble?
Los inmuebles archivados no se tendrán en cuenta para el pago de la suscripción del programa. Sin embargo, si se desarchiva un inmueble para acceder o gestionar alguna información, por breve que sea el periodo de desarchivo ese inmueble se tendrá en cuenta para la suscripción de ese mes. Por ejemplo, si se necesita desarchivar un inmueble para descargar algo de documentación olvidada, ese mes se cobrará el inmueble como no archivado, por lo que recomendamos que todas las gestiones previas que tengan que ver con las funcionalidades inhabilitadas al archivar inmuebles se realicen antes de archivarlos.
¿Cómo archivo y desarchivo un inmueble?
Cómo archivar inmuebles
Para archivar un inmueble, entra en la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda y clica sobre la tarjeta del inmueble a archivar.
Clica después en los tres puntos de la mitad izquierda del formulario y en Editar el inmueble.
En el formulario de Editar el inmueble, en la parte inferior de la mitad derecha de la pantalla, hay una opción de Archivar inmueble. Clica allí y el inmueble aparecerá inmediatamente archivado.
¿Cómo veo el listado de mis inmuebles archivados?
Una vez archives uno o varios inmuebles, puedes visualizarlos desde la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda, clica sobre el icono en forma de sobre junto a la opción Añadir inmueble para visualizar aquellos que han sido archivados.
Clica de nuevo sobre el mismo icono para acceder al listado de los inmuebles sin archivar.
¿Cómo restauro un inmueble archivado?
Si necesitar reactivar un inmueble archivado para volver a trabajar con él, entra en la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda, clica sobre el icono con forma de sobre de la parte superior derecha de la pantalla para filtrar los archivados y clica sobre la tarjeta del inmueble.
Dentro del formulario del inmueble archivado, clica en la opción Restaurar de la parte superior de la derecha de la pantalla.
⚠️Es importante tener en cuenta que programaciones, solicitudes, firmas solicitadas... inactivados al archivar el inmueble no se reactivarán de nuevo al restaurar el inmueble archivado. Habría que volver a añadir las programaciones y cualquier otro apartado que haya quedado anulado.