Si trabajas con un CRM o sigues una serialización numérica para identificar los contratos, puedes configurar el programa para que los nombres de los contratos de la plataforma sigan automáticamente esta lógica.
Configura las series de contratos
Para configurar la lógica de las series que darán nombre automáticamente a los contratos, entra en la pestaña Contratos del menú desplegable de la izquierda y en el apartado Configuración de contratos.
Allí activa el Nombramiento automático de series. Esta funcionalidad implicará que los nombres de los contratos ya no podrán elegirse manualmente, sino que seguirán una lógica de prefijo + número que corresponda a la serie.
Una vez activa esta opción, clica en Añadir serie de contratos para indicar esta configuración.
En el menú de añadir serie de contratos indica:
El nombre de la serie - campo interno para distinguir, en caso de haber varias series, unas de otras.
Equipo: en caso de trabajar por equipos, indicar el equipo con el que se corresponde la serie. En caso de trabajar sin equipos o desde dentro de un equipo no habrá que rellenar este campo.
Prefijo del contrato: código alfanumérico común a los nombres de todos los contratos. En el ejemplo de la imagen, las tres letras HAB para distinguir que es la serie para los contratos por habitaciones. Es un campo libre.
Número inicial de serie: cuál es el primer número de contrato a generar en el programa. Puede ser el 1 si se inicia de cero, o puede ser un número más alto si ya se han generado contratos manualmente o fuera de la plataforma y se quiere continuar con la serie iniciada.
Cantidad mínima de dígitos en el progreso de la serie: en el caso del ejemplo se indican 3, por lo que el nombre del contrato creado desde esta serie tendrá siempre un mínimo de 3 cifras. Esto significa que, como el primer número es el 1, el nombre llevará 2 ceros delante para cumplir con el código. A partir del número 100, ya no habrá ceros delante del número porque se cumplirá la norma del mínimo de dígitos.
Esta serie puede editarse en cualquier momento, tanto el prefijo como el próximo número a crearse.
Añade un contrato cuyo nombre siga la serie
Para crear un contrato que siga esta serie, entra en la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda y clica sobre la tarjeta del inmueble cuyo contrato vayas a añadir.
Dentro del inmueble, despliega Contratos y clica en Añadir un contrato.
Rellena los campos obligatorios y que puedas necesitar del contrato aquí. Si tienes alguna duda sobre los campos del contrato a rellenar y qué hace cada uno, puedes consultarlo en el siguiente artículo explicativo.
El campo Referencia del inmueble dispondrá a la izquierda de la opción de elegir aplicar una serie de contrato. Si se activa esta opción eligiendo una serie, la referencia se rellenará automáticamente con un campo que no se podrá editar con el prefijo + el número que corresponda a la serie. Clicando en la opción Editar el número de serie se puede modificar el número del contrato si por algún motivo el generado automáticamente es incorrecto.
Configura la serie de contratos por defecto de un inmueble
Si quieres establecer una serie por defecto para que se elija siempre en un inmueble, dentro del inmueble clica en los tres puntos de la derecha de la pantalla Detalles y en Editar.
En la parte derecha de la pantalla de ediciones del inmueble, despliega Configuración avanzada y elige la opción de Series de contratos para elegir qué serie de contrato aparecerá por defecto seleccionada en ese inmueble al crear contratos.
