1. ¿Qué son las plantillas de formularios?
Las plantillas de formularios son una funcionalidad que facilita la creación de nuevos inquilinos, propietarios, proveedores o contratos. Para este caso, se toma de ejemplo un contrato o contacto creado y se indica que se tome como plantilla: los campos rellenos en ese formulario servirán como plantilla para:
Rellenar automáticamente campos que no varíen, como por ejemplo series de contratos, tipología de contrato, servicios adicionales
Indicar qué campos será obligatorio rellenar: si en el contrato o contacto que se toma como referencia para crear la plantilla hay rellenos campos que a priori no son obligatorios (como prórrogas o fianzas en los contratos, teléfono en los inquilinos o propietarios...) pasarán a ser obligatorios al crearse la plantilla, evitando que queden sin completar campos necesarios para la empresa pero no obligatorios en la plataforma.
Para ello, el programa considerará dos tipos de campos,
Estáticos, que por su naturaleza no variable se rellenan automáticamente, por ejemplo la tipología del contrato, si se activan las notificaciones para los contactos, etc. y
Dinámicos, que podrá ser obligatorio rellenar pero que por su naturaleza variable no se autocompletarán nunca: nombres, teléfonos y DNIs de contactos, renta o fechas de contratos, etc.
¿Cuándo se recomiendan las plantillas de formularios?
Las plantillas de formularios se recomiendan en el caso de los contratos para añadir la información de contratos de alquiler de inmuebles con condiciones similares, como puede ser por ejemplo dentro de un mismo edificio, para el que todos los contratos tienen los mismos gastos (servicios adicionales, cuota de suministros...), misma tipología de contrato (habitual, temporal...) y para los que se utilice la misma serie para nombrarlos.
2. ¿Cómo creo una plantilla de formulario?
El primer paso para crear una plantilla de formulario será disponer de un formulario creado de contrato, inquilino, propietario o proveedor que tomar como referencia. Puedes descubrir aquí cómo crear un contrato o inquilino/propietario/proveedor.
Una vez creado el contacto o contrato a partir del que se creará la plantilla de formulario, habrá que entrar en la pestaña Contratos o Contactos del menú de la izquierda, en función del tipo de plantilla de formulario que se vaya a crear, y clicar en los tres puntos de la tarjeta de la entidad que se tomará como referencia. Aparecerá una opción de Guardar como plantilla.
Aparecerá entonces un formulario donde indicar:
Nombre de la plantilla: con el que identificarla. Por ejemplo, Plantilla de Contrato edificio X, Plantilla de contrato tipo X, etc.
Equipo asociado: en caso de trabajar desde el espacio gestor, es importante indicar en qué equipo podrá utilizarse la plantilla.
Asigna etiquetas/inmuebles: para indicar en qué inmuebles y etiquetas se podrá utilizar esta plantilla. Si se seleccionan varias etiquetas o etiquetas + inmuebles no asociados a la etiqueta, esta propiedad será inclusiva, es decir, se podrá utilizar en todos los inmuebles que pertenezcan al menos a una de las etiquetas seleccionadas si hay varias.
En la parte inferior de la pantalla hay una opción de Previsualizar plantilla que permite ver qué campos del formulario están disponibles, cuáles se rellenarán automáticamente y cuáles será obligatorio rellenar (tendrán un asterisco rojo).
Es importante elegir un contrato o contacto que cumpla con exactitud con los campos que se quieran rellenar y con el criterio que se quiera rellenar. No es posible personalizar las plantillas, solamente tomar un caso como ejemplo para crearlas.
Consulta las plantillas creadas
Las plantillas podrán consultarse, eliminarse o editarse en cualquier momento desde la pestaña Ajustes de la cuenta del menú de la izquierda y en el apartado de Plantillas de formularios.
Desde aquí se pueden eliminar o editar las plantillas de los distintos tipos de formularios. Hay que tener en cuenta que de la edición solo se puede modificar el nombre y los inmuebles o etiquetas donde se pueden utilizar, no los criterios que siguen las plantillas a la hora de automatizar la creación de formularios.
3. ¿Cómo utilizo una plantilla de formulario?
3.1. Plantillas de contactos (inquilinos, propietarios y proveedores)
Para crear una plantilla de contactos (inquilinos, propietarios o proveedores) entra en el inmueble donde irá asociado, despliega Inquilinos, propietarios o proveedores (dependiendo del tipo de contacto a crear) y clica en la opción de Añadir.
Aparecerá en la parte superior izquierda del formulario la opción de Seleccionar una plantilla. Si eliges una plantilla, se rellenarán automáticamente los campos estáticos (el método de pago, si los datos de facturación son los mismos que los personales, si se debe notificar al usuario no registrado...) y serán obligatorios los datos indicados en la plantilla.
3.2. Plantillas de contratos con inquilinos
Para crear un contrato con un inquilino utilizando una plantilla, entra en el inmueble donde crear el contrato o en la pestaña Contratos del menú de la izquierda.
En ambos casos, una vez seleccionado el inmueble asignado al contrato aparecerá debajo un apartado de Plantilla de contrato con inquilinos. Este apartado solamente aparecerá si el inmueble del contrato está asociado a la plantilla como se explicaba en el apartado 2. En caso de no aparecer, editad la plantilla en los ajustes de la cuenta para incluir el inmueble que falte.
Cuando la plantilla se seleccione aparecerán rellenos los campos estáticos (tipo de contrato, serie de contrato, entrega de llaves, frecuencia de cobro, servicios adicionales...) en caso de necesitar editar alguno de los campos de manera puntual, no hay problema, no son campos capados.
Los campos dinámicos (renta, fechas de inincio y fin, prórrogas, importe de la fianza, garantía o depósito...) no se rellenarán automáticamente nunca. Sin embargo, se considerarán obligatorios si estaban rellenos en el contrato original usado para crear la plantilla. No es posible indicar que, puntualmente, un campo obligatorio para esa plantilla no lo sea.