Revisa los siguientes puntos para comprobar si la información y las configuraciones añadidas a tu usuario están correctamente añadidas y corrige lo que pueda haberse escapado para garantizar un buen funcionamiento de la plataforma.
1. Contabilidad y facturación
1.1. Emisores
Puedes comprobar la información de los emisores añadidos en la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, en el apartado Facturación y el subapartado Emisores de factura. Clica en Ver cada emisor para ver el detalle de su información y editar lo que sea necesario.
Presta especial atención a los apartados:
Ley antifraude. ¿Le aplica a este emisor a partir de 2027 la ley antifraude de facturación? (Verifactu).
Series de facturación: ¿tiene este emisor asociadas todas las series a nombre de las que factura?
Datos bancarios: ¿el IBAN añadido es correcto? Debe figurar el IBAN donde este emisor reciba los pagos y desde el que emita transferencias (si aplica).
Activación de pasarelas de pago: ¿recibirá este emisor pagos por tarjeta y/o transferencia de los inquilinos a través de la plataforma?
1.2. Series de facturación
Para comprobar si las series de facturación están añadidas correctamente, entra en la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, el apartado Facturación y el subapartado Series de facturación. Clica en Ver cada serie para ver el detalle de su información y editar lo que sea necesario.
Presta especial atención a los apartados:
Prefijo: recomendamos que tanto el nombre como el prefijo (serie) contengan el año en curso para facilitar su identificación. Por ejemplo, F2026. También recomendamos que, si se trabaja con varias series, cada una tenga un prefijo distinto para facilitar la diferenciación de las facturas de cada serie en reportes y descargas de facturas.
Reinicio anual: recomendamos que esté activada y que tanto el nombre como el prefijo incluyan las variables [YY] o [YYYY]. Por ejemplo, F[YYYY], para que cuando comiencen los siguientes años el prefijo se convierta en F2027, F2028, etc.
Emisores asociados: comprueba que todas las series tengan asociado al emisor correspondiente que deberá emitir las facturas siguiendo esa numeración.
1.3. Impuestos y retenciones
Para comprobar si las series de facturación están añadidas correctamente, entra en la pestaña Contabilidad del menú de la izquierda, el apartado Facturación y los subapartados Impuestos/Retenciones. Clica en Ver cada impuesto y retención creados para ver el detalle de su información y editar lo que sea necesario.
Es muy importante comprobar que:
Estén añadidos todos los impuestos/retenciones con los que se quiera trabajar: IVA del 21%, IVA del 10%, IRPF del 19%, etc.
En los impuestos, el tipo de impuesto y tipo de operación esté correctamente relleno. El impuesto más frecuente para cobros de renta y honorarios será el sujeto y no exento SIN inversión del sujeto pasivo, pero recomendamos consultar con los equipos contables/de facturación con los que se trabaje para verificarlo.
2. Inmuebles volcados
En la pestaña Dashboard del menú de la izquierda tienes tres gráficas para comprobar el número total de inmuebles volcados en el usuario, el total y porcentaje de ocupación/disponibilidad, tipología de inmuebles y cuáles se gestionan al completo o por habitaciones.
En la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda tienes disponible el listado completo de inmuebles, así como filtros con los que agilizar la revisión de los que pertenecen a etiquetas, tipologías o distintos estados de ocupación.
¿Necesitas editar algo del detalle del inmueble? Descubre cómo hacerlo siguiendo los pasos de nuestro artículo explicativo Añade o edita inmuebles.
3. Inquilinos y propietarios
Dentro de la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda, clica sobre la tarjeta del inmueble para acceder al detalle. Allí aparecerán varios desplegables, entre ellos los de inquilinos y propietarios. Despliega inquilinos y propietarios para acceder al detalle de la información del contacto y editar/completar la información que se necesite.
Importante comprobar que esté relleno:
El email, en casode querer invitar/enviar notificaciones al contacto.
Los datos de facturación a la derecha de la pantalla, para poder emitir facturas a los clientes.
El IBAN, en los datos de facturación, en caso de querer remesar los pagos.
En el caso de los propietarios, la opción habilitar como emisor de facturas si se emiten facturas de la renta a nombre del propietario.
4. Contratos de alquiler y rentas de inquilinos
4.1. Contratos de alquiler
Desde la pestaña Contratos del menú de la izquierda, en el apartado de Contratos de alquiler está disponible el listado completo de contratos añadido a la plataforma. En el botón de Filtrar de la derecha de la pantalla puedes filtrar los contratos por estado (activos, pendientes o expirados), tipología, intervalo de fechas de inicio, próximo vencimiento y fin...
4.2. Automatización de la renta
Nosotros recomendamos comprobar si todos los contratos de alquiler tienen configurado un ingreso recurrente combinando los filtros de Estado del contrato pendiente o activo y desactivado el ingreso recurrente programado. De esta manera, filtraremos los contratos activos que no tengan la renta automatizada para que podáis completarlo en esos contratos.
Para comprobar qué configuración tienen asociados los contratos, en la pestaña Pagos y cobros del menú de la izquierda, el apartado de Ingresos y el subapartado de Programación de contratos. Listaremos todas las configuraciones asociadas, indicando el inquilino pagador, configuración aplicada, próxima generación, etc.
Recomendamos filtrar por Tipo de pagador e Inquilino para visualizar solamente los ingresos provenientes de contratos de alquiler, en caso de haber otras configuraciones creadas de otro tipo en el usuario.
5. Contratos de gestión y honorarios de propietarios (solo para gestores de terceros)
Si gestionas inmuebles de terceros, adicionalmente habrá que revisar la información relacionada con los contratos con los propietarios y la automatización del pago al propietario.
5.1. Contratos de gestión
Desde la pestaña Contratos del menú de la izquierda, en el apartado de Contratos de gestión está disponible el listado completo de contratos con propietarios añadidos a la plataforma. En el botón de Filtrar de la derecha de la pantalla puedes filtrar los contratos por estado (activos, pendientes o expirados), intervalo de fechas de próximo vencimiento, propietario asociado...
5.2. Automatización del pago al propietario
Nosotros recomendamos comprobar si todos los contratos de alquiler tienen configurado un ingreso/liquidación recurrente combinando los filtros de Estado del contrato pendiente o activo y desactivado el cobro automático del honorario. De esta manera, filtraremos los contratos de gestión activos que no tengan el honorario automatizado para que podáis completarlo en esos casos.
Para comprobar qué configuración tienen asociados los contratos de gestión, en la pestaña Pagos y cobros del menú de la izquierda, el apartado de Liquidaciones y el subapartado de Programación de contratos. Listaremos todas las configuraciones asociadas, indicando el propietario asociado, configuración aplicada, próxima generación, etc.
⚠️En caso de no centralizar el cobro de la renta del inquilino y recibir directamente el pago del honorario por parte del propietario, la configuración del honorario aparecerá en el apartado de Ingresos, utilizando el filtro de Tipo de pagador y filtrando por Propietario.
6. Revisa importes y facturación una vez generados
Una vez revisada toda esta información, desde la pestaña Pagos y cobros tienes cuatro apartados de gastos, ingresos, liquidaciones y facturas desde donde revisar toda la información generada en la plataforma manualmente y desde las programaciones configuradas. Desde estas pestañas puedes revisar los importes, pagadores, receptores de pagos, series de facturación, etc. asociados a cada gasto, ingreso, liquidación y factura (en borrador o emitida) de la plataforma con ayuda de todos los filtros disponibles: fecha, estado de pago, pagador, etc.
