Revisa los siguientes puntos para comprobar si la información y las configuraciones añadidas a tu usuario están correctamente añadidas y corrige lo que pueda haberse escapado para garantizar un buen funcionamiento de la plataforma.
1. Contabilidad y facturación
1.1. Emisores
Puedes comprobar la información de los emisores añadidos en la pestaña Finanzas - Facturación del menú de la izquierda, apartado Datos de facturación. Clica en Emisores y Ver cada emisor para ver el detalle de su información y editar lo que sea necesario.
Presta especial atención a los apartados:
Ley antifraude. ¿Le aplica a este emisor a partir de 2027 la ley antifraude de facturación? (Verifactu).
Series de facturación: ¿tiene este emisor asociadas todas las series a nombre de las que factura?
Datos bancarios: ¿el IBAN añadido es correcto? Debe figurar el IBAN donde este emisor reciba los pagos y desde el que emita transferencias (si aplica).
Activación de pasarelas de pago: ¿recibirá este emisor pagos por tarjeta y/o transferencia de los inquilinos a través de la plataforma?
1.2. Series de facturación
Para comprobar si las series de facturación están añadidas correctamente, Finanzas - Facturación del menú de la izquierda, apartado Datos de facturación. Allí accede a Series de facturación. Clica en Ver cada serie para ver el detalle de su información y editar lo que sea necesario.
Presta especial atención a los apartados:
Prefijo: recomendamos que tanto el nombre como el prefijo (serie) contengan el año en curso para facilitar su identificación. Por ejemplo, F2026. También recomendamos que, si se trabaja con varias series, cada una tenga un prefijo distinto para facilitar la diferenciación de las facturas de cada serie en reportes y descargas de facturas.
Reinicio anual: recomendamos que esté activada y que tanto el nombre como el prefijo incluyan las variables [YY] o [YYYY]. Por ejemplo, F[YYYY], para que cuando comiencen los siguientes años el prefijo se convierta en F2027, F2028, etc.
Emisores asociados: comprueba que todas las series tengan asociado al emisor correspondiente que deberá emitir las facturas siguiendo esa numeración.
1.3. Impuestos y retenciones
Para comprobar si las series de facturación están añadidas correctamente, entra en la pestaña Finanzas - Facturación del menú de la izquierda, apartado Datos de facturación. En los subapartados de Impuestos/Retenciones. Clica en Ver cada impuesto y retención creados para ver el detalle de su información y editar lo que sea necesario.
Es muy importante comprobar que:
Estén añadidos todos los impuestos/retenciones con los que se quiera trabajar: IVA del 21%, IVA del 10%, IRPF del 19%, etc.
En los impuestos, el tipo de impuesto y tipo de operación esté correctamente relleno. El impuesto más frecuente para cobros de renta y honorarios será el sujeto y no exento SIN inversión del sujeto pasivo, pero recomendamos consultar con los equipos contables/de facturación con los que se trabaje para verificarlo.
2. Inmuebles volcados
En la pestaña Dashboard del menú de la izquierda tienes tres gráficas para comprobar el número total de inmuebles volcados en el usuario, el total y porcentaje de ocupación/disponibilidad, tipología de inmuebles y cuáles se gestionan al completo o por habitaciones.
En la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda tienes disponible el listado completo de inmuebles, así como filtros con los que agilizar la revisión de los que pertenecen a etiquetas, tipologías o distintos estados de ocupación. Por defecto tendrás creados los filtros para visualizar los inmuebles sin contratos de alquiler y sin contratos de gestión.
Clica sobre la tarjeta de los inmuebles para ver el detalle. En la derecha de la pestaña del inmueble tienes la opción de Editar y visualizar su información: nombre, dirección, referencia catastral, superficie...
Dentro del formulario de Editar el inmueble puedes comprobar los emisores de facturas y series de facturación asociados por defecto al inmueble en los desplegables de Facturación del emisor y Configuración avanzada en la mitad derecha de la pantalla.
¿Necesitas editar algo del detalle del inmueble? Descubre cómo hacerlo siguiendo los pasos de nuestro artículo explicativo Añade o edita inmuebles.
3. Inquilinos y propietarios
Dentro de la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda, clica sobre la tarjeta del inmueble para acceder al detalle. Allí aparecerán varios desplegables, entre ellos los de inquilinos y propietarios. Despliega inquilinos y propietarios para acceder al detalle de la información del contacto y editar/completar la información que se necesite.
Importante comprobar que esté relleno:
El email, en caso de querer invitar/enviar notificaciones al contacto.
A la derecha de la pantalla puedes comprobar si el contacto está ya invitado o si se ha activado la opción para enviarle notificaciones aunque no esté aún registrado. Esta opción se puede activar en cualquier momento.
Despliega a la derecha de la pantalla los Datos de facturación para poder emitir facturas a los clientes.
El IBAN, en los datos de facturación, en caso de querer remesar los pagos.
En el caso de los propietarios, la opción habilitar como emisor de facturas si se emiten facturas de la renta a nombre del propietario.
4. Contratos y rentas de inquilinos
4.1. Contratos con inquilinos
Desde la pestaña Contratos - Contratos con inquilinos del menú de la izquierda, tendrás disponible un listado de contratos En el botón de Filtrar de la derecha de la pantalla puedes filtrar los contratos por estado (activos, pendientes o expirados), tipología, intervalo de fechas de inicio, próximo vencimiento y fin...
4.2. Automatización del ingreso recurrente de la renta
Nosotros recomendamos comprobar si todos los contratos de alquiler tienen configurado un ingreso recurrente combinando los filtros de Estado del contrato pendiente o activo y desactivado el ingreso recurrente programado. De esta manera, filtraremos los contratos activos que no tengan la renta automatizada para que podáis completarlo en esos contratos.
Para comprobar qué configuración tienen asociados los contratos, en la pestaña Finanzas - Ingresos del menú de la izquierda y el apartado de Programados y Programación de contratos. Listaremos todas las configuraciones asociadas, indicando el inquilino pagador, configuración aplicada, próxima generación, etc.
Recomendamos filtrar por Tipo de pagador e Inquilino para visualizar solamente los ingresos provenientes de contratos de alquiler, en caso de haber otras configuraciones creadas de otro tipo en el usuario.
5. Contratos y retribución a propietarios (solo para gestores de terceros)
Si gestionas inmuebles de terceros, adicionalmente habrá que revisar la información relacionada con los contratos con los propietarios y la automatización del pago al propietario.
5.1. Contratos con propietarios
Desde la pestaña Contratos - Contratos con propietarios del menú de la izquierda, está disponible el listado completo de contratos con propietarios añadidos a la plataforma. En el botón de Filtrar de la derecha de la pantalla puedes filtrar los contratos por estado (activos, pendientes o expirados), intervalo de fechas de próximo vencimiento, propietario asociado...
5.2. Automatización de la retribución del propietario
Nosotros recomendamos comprobar si todos los contratos de alquiler tienen configurado un ingreso/liquidación recurrente combinando los filtros de Estado del contrato pendiente o activo y desactivado el cobro automático del honorario. De esta manera, filtraremos los contratos de gestión activos que no tengan el honorario automatizado para que podáis completarlo en esos casos.
Para comprobar qué configuración tienen asociados los contratos de gestión, en la pestaña Pagos y cobros del menú de la izquierda, el apartado de Liquidaciones y el subapartado de Programación de contratos. Listaremos todas las configuraciones asociadas, indicando el propietario asociado, configuración aplicada, próxima generación, etc.
⚠️En caso de no centralizar el cobro de la renta del inquilino y recibir directamente el pago del honorario por parte del propietario, la configuración del honorario aparecerá en el apartado de Ingresos, utilizando el filtro de Tipo de pagador y filtrando por Propietario.
6. Revisa importes y facturación una vez generados
Una vez revisada toda esta información, valida que tu facturación esté bien configurada desde la pestaña Finanzas de Gastos, Ingresos, Liquidaciones y Facturación puedes revisar los importes, pagadores, receptores de pagos, series de facturación, etc. asociados a cada gasto, ingreso, liquidación y factura (en borrador o emitida) de la plataforma con ayuda de todos los filtros disponibles: fecha, estado de pago, pagador, etc.
