Ahora tenemos disponible la funcionalidad de que cada usuario cree sus propias métricas y reportes en función de la información que necesite ver en reportes. Esta funcionalidad no afectará a nuestras métricas existentes, que seguirán disponibles para incluir en vuestros reportes en cualquier momento.
1. Crea reportes con IA
Para crear un reporte con IA, entra en la pestaña Reportes del menú de la izquierda y clica en Nuevo reporte para crear un nuevo reporte en el usuario, o bien directamente en el icono de Editar la métrica de un reporte existente.
Para personalizar métricas con IA, elige la opción de Añadir métrica. Si estás editando un reporte existente, puedes eliminar la métrica que aparece en ese reporte y sustituirla por la que personalizarás con IA clicando en el icono con forma de signo menos.
Una vez en el menú de Añadir métrica tienes dos opciones:
Clica en la opción de Añadir métrica personalizada. Para crear de cero un reporte personalizado.
Clica en el icono junto al signo más de añadir las métricas para duplicar la métrica para crear una versión personalizada (recomendado). No se creará la métrica de cero, sino que se personalizará a partir de una métrica existente. Este artículo explicativo detalla todos los reportes disponibles por defecto en todos los usuarios.
Se abrirá entonces un menú para indicar qué información incluirá el reporte:
Nombre de la métrica: el nombre que tendrá la métrica con la que se distinguirá de las otras métricas existentes. Recomendamos utilizar un nombre que no esté utilizado hasta ahora. Por ejemplo, si se quiere un reporte de contratos, indicar métrica personalizada de contratos, contratos + nombre de la empresa. Si se indica el nombre de una métrica creada por defecto o anteriormente, no habrá forma de distinguirlas.
Tipo de métrica si será una tabla de información o un único dato numérico, como puede ser un KPI específico.
Datos a incluir en el reporte: aquí se indica qué datos deberán aparecer en el reporte. En caso de elegir la opción de trabajar duplicando y personalizando un reporte existente, este campo estará relleno y habrá que eliminar o añadir los datos que se quieran.
💡Para construir un buen prompt:
Define el objetivo del reporte: lo primero es definir qué queremos analizar. "prever facturación", "detectar porcentaje de ocupación", "revisar vencimientos de contratos"...
Elegir el tipo de métrica: las tablas sirven para analizar varios registros y el KPI para mostrar un único dato.
Definir qué representa cada fila: es importante indicar qué representa cada fila del reporte. Por ejemplo "una fila por contrato", "una fila por inmueble", etc.
Definir las columnas: Debemos indicar exactamente qué columnas queremos visualizar.
Explicar columnas calculadas: “Si una columna es calculada, debemos indicar de dónde sale, cómo se calcula y qué hacer en casos especiales.
Definir reglas: “Debemos indicar reglas importantes.” Ejemplos:
Excluir archivados
Incluir solo activos
Contar ocupaciones parciales
Definir período: siempre debemos indicar el periodo temporal a tener en cuenta.
Definir formatos: especificar formatos y ejemplos de nomenclaturas. Por ejemplo, para una fecha recomendamos especificar que se quiere el formato DD/MM/YYYY
Nomenclaturas: las expresiones utilizadas deben coincidir con las disponibles en la plataforma. Por ejemplo, recomendamos utilizar inmueble y no piso, contrato y no arrendamiento, inquilino/propietario y no cliente, ingreso y no cobro... la plataforma solo entiende la nomenclatura literal disponible en la plataforma, puede dar fallos si se utilizan sinónimos que no estén disponibles en la plataforma.
Una vez descrito el reporte deseado, clica en la opción de Generar reporte con IA.
Una vez generado el reporte, antes de guardar la métrica, recomendamos acceder a la vista previa antes, para comprobar cómo se visualizará el reporte. En caso de aparecer un resultado inesperado podéis editar la descripción de la métrica y generar de nuevo el reporte todas las veces que sea necesario hasta lograr el reporte deseado.
En caso de estar creando el reporte dentro de un equipo, la opción de Entidades requeridas sirve para indicar qué miembros del equipo tendrán acceso a esta métrica. Si este campo no se rellena, todos los miembros de equipo tendrán acceso a la métrica por defecto. Si solo se quiere que puedan acceder algunos miembros de equipo, será necesario indicar a qué entidades tienen permisos para "ver" y "listar" los miembros de equipo que deban acceder al reporte. Por ejemplo, indicar que solo los miembros de equipo con acceso a contratos puedan ver la métrica personalizada.
Si se indican varias entidades, por ejemplo inmuebles, inquilinos y contratos, los miembros de equipo que podrán ver este reporte serán los que tengan acceso a todas las entidades elegidas.
Una vez creada una métrica dentro de un espacio (gestor o equipo) esta métrica podrá añadirse a los reportes individuales de cada inmueble si pertenecen a ese mismo espacio (están asociados al mismo equipo).
2. Edita y trabaja con tus reportes de IA
Una vez creado el reporte con IA, se pueden realizar los siguientes cambios:
Editar el nombre del reporte
Editar la métrica clicando sobre el icono en forma de bloc de notas y lápiz
Descargar la métrica: clicando en el icono con forma de cuadrado y flecha hacia abajo
Si se realiza alguna edición en el reporte, recuerda clicar en el icono de guardar junto a la opción de Añadir métrica al reporte.
💡¡Recuerda! Las métricas creadas con IA solo pueden verse desde el entorno en el que se crean. Si se crean en el espacio gestor no estarán disponibles para los equipos, y si se crean para un equipo no estarán disponibles dentro del espacio gestor. Si una métrica es necesaria en varios equipos deberá crearse en cada uno por separado.