Cómo añadir una incidencia
Para empezar a gestionar tus incidencias, dirígete hacía el apartado Incidencias en el menú lateral. Aquí verás el listado de todas las incidencias creadas en la plataforma. Para visulizar las incidencias de una determinada categoría: fechas, etiquetas, tipología de incidencia, presupuesto propuesto... clica en filtrar en la parte superior derecha de la pantalla.
Para crear una incidencia, pulsa el botón Añadir incidencia. Si tus inquilinos tienen acceso a la plataforma, podrán crearlas ellos.
Al añadir la incidencia indica el inmueble y la zona donde se produjo, el tipo de incidencia (administrativa, avería o mantenimiento) y la categoría. Selecciona la prioridad y la fecha de inicio. Puedes indicar una fecha de vencimiento interna, una breve descripción y adjuntar evidencias.
Puedes asignarla también a un inquilino, proveedor y gestor encargado de la incidencia, que recibirán, si así lo configuras, notificaciones de su avance.
Gestionar una incidencia en curso
Una vez creada la incidencia, podrás marcarla como Rechazada o como Aceptada según os vayáis a encargar de gestionarla. Si se acepta la incidencia pasará a la pestaña En Curso. Si rechazas la incidencia, si fue abierta por un inquilino, podrá recibir una notificación con el motivo. Puedes reabrir en cualquier momento una incidencia finalizada.
Al clicar sobre la incidencia en curso podrás:
Comprobar la información de la incidencia: dónde ha ocurrido, responsable, fecha de inicio... si están indicadas en el formulario de editar inmueble también se indicará la fecha de entrega y última reforma del inmueble.
Visualizar información de los inquilinos del inmueble, cuál de ellos abrió la incidencia y sus datos de contacto y de habitación.
Revisar las evidencias en cualquier momento
Asignar un seguro a la incidencia
Añadir presupuestos, de los que se podrán generar después gastos
Enviar mensajes y añadir tareas, que podrás asignar a distintos compañeros
💡 Una vez añadido un presupuesto con estado aceptado se puede indicar generar gasto para que el importe se refleje como un gasto en el inmueble y Repercutible para que el gasto recaiga sobre el inquilino o el propietario del inmueble.
Tareas de incidencias
Para comprobar las tareas pendientes de todas las incidencias, clica en la pestaña Incidencias sobre el icono de la parte superior derecha de la pestaña con forma de gráficas.
En esta pestaña verás un listado de todas tus tareas pendientes, el estado de lsa mismas y el gestor encargado de resolverlas, además de gráficas con información de las incidencias creadas, aceptadas y finalizadas
Pausar incidencias
Si por cualquier motivo se paraliza la gestión de una incidencia en curso, es posible marcarla en estado En pausa.
Se podrá seguir editando, añadiendo mensajes y tareas con normalidad y se podrá reactivar en cualquier momento para devolverla a En Curso.
Una vez finalizada
Cuando la incidencia se haya resuelto, pulsa finalizar en la tarjeta, podrás indicar la fecha de finalización y la incidencia pasará al apartado de Finalizadas. Si el presupuesto generaba gasto, éste ya estará creado en el inmueble.
💬Tus inquilinos recibirán una notificación para avisarles de la finalización de la incidencia si la crearon ellos.