En este artículo te enseñaremos a añadir una serie de configuraciones estándar para todas las automatizaciones de la renta de los inquilinos que después faciliten y agilicen el proceso de programación de ingresos a inquilinos.
1. Configuración de los modelos de ingreso
El primer paso consistirá en configurar los modelos de ingresos a inquilinos, es decir, los parámetros comunes entre todos los ingresos de rentas a inquilinos. Esto se gestiona desde la pestaña Pagos y Cobros del menú de la izquierda, clicando sobre el icono con forma de engranaje de la parte superior derecha Configuraciones generales.
En la pestaña que aparece a continuación, hay dos opciones:
Primer ingreso de la renta del contrato: la configuración del primer pago del inquilino, en caso de que incluya conceptos distintos o adicionales al resto de meses. Por ejemplo la fianza, depósito, honorarios de gestión... no es necesario configurarlo si el pago del primer mes es igual al del resto de meses.
Ingreso programado de la renta del contrato: lo que pagarán los inquilinos durante los demás meses hasta el fin de su contrato.
Para ambos casos, si existen diferentes modelos (por ejemplo, casos en los que se emite factura y casos en los que no) podrás añadir varias configuraciones distintas. Habrá algunos campos que, por su naturaleza varibale, se indican en el momento de programar el ingreso desde el contrato. Por ejemplo series de facturación, fecha de inicio, pagador y receptor del pago...
1.1. Primer ingreso de la renta
Para indicar las configuraciones estándar del primer ingreso de la renta, que suele ser distinto del resto por incluir conceptos de fianza, depósito, honorarios de gestión... clica sobre el apartado del primer ingreso de la renta. En este apartado habrá que rellenar los siguientes campos:
Nombre: cómo identificar esta configuración, especialmente en caso de existir varias. Por ejemplo primer ingreso renta habitual, primer ingreso renta por habitaciones, primer ingreso renta con factura...
Fecha del ingreso: fecha contable del mismo. Se configura por separado para cada contrato.
Fecha de generación: días de antelación (o el mismo día) de la fecha contable del ingreso con la que se visualizará el ingreso en el programa. Por ejemplo si el ingreso se genera el día 1 del mes, podéis configurar que se genere 5 días antes, a finales del mes anterior, para revisar facturas, conceptos... con margen de tiempo.
Fecha de vencimiento: es un campo opcional. Es la fecha límite que el inquilino tiene para pagar. Por ejemplo, hasta 5 días después de la fecha contable del ingreso. En un ingreso con fecha día 1, será el día 6 del mes.
Emisor y pagadores: se configura por separado para cada contrato.
Conceptos a incluir: habrá que indicar qué conceptos, originarios del contrato, se incluirán en el primer ingreso de la renta: la renta, la fianza, la cuota de suministros... Si en el contrato se ha activado el prorrateo en el contrato, éste se aplicará al primer mes en caso de entrar el inquilino a mitad de mes. Si hay algún campo marcado aquí (por ejemplo depósito, servicios adicionales...) que no se han añadido al contrato, no se incluirán en el ingreso.
Liquidar ingreso: esto se marcará sólo si se cumplen las dos condiciones. Encaso de que así sea, se deberá marcar siempre liquidar a propietario:
Eres un gestor de terceros que recibe la renta del inquilino y después la transfiere al propietario
El propietario recibe renta + suministros que el inquilino paga - honorarios. Si el propietario solo recibe renta - honorarios, no habrá que marcarlo.
Generar factura: habrá que marcarlo si se genera una factura de la renta o de algún otro concepto. Marcándolo se indicará la fecha que llevará la factura, qué conceptos se incluirán y, si hay cuotas de suministros, si se factura junto a o separado de la renta. Al marcar la opción de generar factura proforma, en caso de que la fecha de factura sea unos días después de la fecha de generación indicada arriba se generará una vista previa de la factura sin numerar. De esta manera, sa evitan saltos en la numeración. El inconveniente es que no se podrá enviar la factura antes de la "fecha de factura".
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
En la parte inferior del formulario, clica Guardar para utilizar esta configuración en el futuro.
1.2. Configurar el ingreso programado
Esta configuración será la que tomarán los inmuebles para todos los meses hasta el fin de los contratos, desde el segundo mes en caso de indicarse un primer ingreso y desde el primero en caso de no ser así. En este caso se configurarán los siguientes campos:
Nombre: forma de identificar, a la hora de elegir configuración, este modelo. Por ejemplo renta alquiler habitual, renta alquiler con factura, renta alquiler por habitaciones...
Frecuencia: ¿con qué frecuencia cobrarás la renta al inquilino? Por ejemplo mensual para cobrar la renta cada mes.
Fecha del ingreso: la fecha contable del ingreso. Lo habitual es que sea el día 1 del mes.
Fecha de generación: puede ser la misma que la del ingreso, o unos días antes para que tengáis tiempo de revisar la información.
Fecha de vencimiento: es opcional. Solo habrá que generarlo si el inquilino tiene una fecha límite para pagar la renta. Por ejemplo, el inquilino tiene 5 días para pagar la renta a partir del día del ingreso, por lo tanto, tiene hasta el día 5 del mes para pagar.
Emisor y pagadores: se configura por separado para cada contrato.
Conceptos a incluir: habría que marcar la renta para que al inquilino se le cobre el alquiler. Cuota de suministros si el inquilino paga los suministros junto con la renta como una cuota fija y Servicios adicionales si hay otras cuotas recurrentes fijadas en el contrato: basuras, limpiezas, catering... distintas de los gastos de tipo suministros del inmueble.
Otros conceptos: marca gastos pendientes de cobro si el inquilino pagará los suministros a parte de la renta o si existe la posibilidad de sumar puntualmente algún gasto adicional a la renta (por ejemplo, una avería). Balance de suministros sólo habría que marcarlo si el inquilino paga una cuota fija de suministros cuyo importe se compense cada mes (sumando o restando dependiendo de si el gasto real ha sido mayor o menor que la cuota que paga).
Liquidar ingreso: esto se marcará sólo si se cumplen las dos condiciones. Encaso de que así sea, se deberá marcar siempre liquidar a propietario:
Eres un gestor de terceros que recibe la renta del inquilino y después la transfiere al propietario
El propietario recibe renta + suministros que el inquilino paga - honorarios. Si el propietario solo recibe renta - honorarios, no habrá que marcarlo.
Generar factura: marcar si se genera factura de la renta. Habría que indicar qué día se creará la factura y, en caso de que sea unos días después de la fecha de generación indicada arriba, si se quiere generar una factura proforma, una vista previa de la factura sin numerar. De esta manera, sa evitan saltos en la numeración. El inconveniente es que no se podrá enviar la factura antes de la "fecha de factura".
Ocultar ingreso a pagadores: si se da acceso a los inquilinos, se activa para que no puedan ver la información hasta no haber pasado un visto bueno por parte de los gestores.
Una vez configurado el formulario, guarda los cambios. Podrás añadir varios formularios de ingreso en caso de haber varias casuísticas de factura, conceptos...
2. Programación del ingreso desde el contrato
Una vez configurados estos formularios, entra en la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda y clica sobre la tarjeta del inmueble cuyo ingreso programar.
Dentro del inmueble, despliega el apartado Contratos para configurarlo. Si el contrato aún no está añadido, puedes consultar el artículo explicativo Añade el contrato de alquiler.
Si el contrato estaba creado de antes, clica en la opción Ver la tarjeta del contrato y en la parte superior, en el apartado Configuración de ingresos.
Si se está creando un contrato nuevo, desciende al apartado de la parte inferior del formulario, donde estarán los apartados de Crear primer ingreso de la renta y programar ingresos recurrentes de renta.
2.1. Crear primer ingreso de la renta
Activa el apartado de creación del primer ingreso e indica:
En caso de haber varios, cuál de las configuraciones iniciales se utilizará.
La fecha que llevará ese primer ingreso
Cuándo se generará: con cuánta antelación en relación a esa fecha se creará el importe y, si la hay, su factura (proforma si así se indicó en la configuración).
Si hay varios inquilinos asociados al contrato, indica cuál de ellos pagará la renta. Si se marcan todos, el programa dividirá los importes a partes iguales entre todos ellos.
Elige el contacto que cobrará los ingresos y, en caso de haberlas, emitirá las facturas.
Elige, si aplica, la serie de facturación para las facturas de la renta.
2.2. Programar ingresos recurrrentes de renta
En caso de haber varias, cuál de las configuraciones iniciales se utilizará.
Si hay varios inquilinos asociados al contrato, indica cuál de ellos pagará la renta. Si se marcan todos, el programa dividirá los importes a partes iguales entre todos ellos.
Elige el contacto que cobrará los ingresos y, en caso de haberlas, emitirá las facturas.
Elige, si aplica, la serie de facturación para las facturas de la renta.
