Si en tus contratos de arrendamiento cobras un importe fijo o máximo de gastos de suministros a tus inquilinos, aquí te explicamos cómo incluirlo en el contrato y cómo controlar el balance de suministros identificando fácilmente si hemos superado o no ese importe fijo.
1. Cómo incluir el anticipo en los contratos y en los ingresos de la renta
Lo primero será indicar la cuota fija de suministros o el tope que el inquilino tiene para sus gastos.
Para ello, entra en el inmueble y despliega la pestaña Contratos. Añade un contrato o edita uno existente. En el formulario, debajo del campo de la mensualidad verás un botón que indica Incluir anticipos en la mensualidad. Pincha y rellena el campo del anticipo con el importe que corresponda. Una vez pulses guardar, el campo del importe en la tarjeta del contrato será la suma de la renta y los anticipos. Si necesitas ver esta configuración en más detalle, revisa este artículo.
Una vez hecho esto, para programar la renta mensual, pincha en la pestaña de Ingresos, abre el acordeón de Programar Ingresos y clica en Añadir Ingreso Programado. Si pinchas en el botón que indica Incluir mensualidad, se creará un ingreso que incluya automáticamente la suma de la renta y el anticipo.
Si tenemos un ingreso ya programado en el que se incluya la mensualidad, este importe se actualizará de forma automática.
Si necesitas ver en detalle cómo programar la renta a los inquilinos, revisa este artículo.
2. Cómo añadir el gasto real del suministro
Para ello, en la pestaña del inmueble, entra en el apartado de Gastos clica en Generar Gasto.
Una vez en la pestaña de Añadir gasto, rellena el formulario de la siguiente manera:
Fecha del gasto: la fecha del día que os llegue el cargo.
Tipo de movimiento: de entre las categorías que ofrecemos, elige la que corresponda o más se acerque al tipo de gasto que estáis cobrando.
Concepto: podéis editarlo para especificar el mes, el tipo de importe, etc.
Fecha del concepto: fecha del concepto. Puede coincidir con la del gasto.
Cantidad: cantidad a cobrar.
Impuesto y retención: si queréis especificar el tipo de impuesto aplicado al gasto.
Impuestos incluidos en el importe: en caso de que se espeficique el impuesto aplicado, indicar si la Cantidad es la base imponible o el total.
Si vais a cobrar en un único gasto varios conceptos (por ejemplo, un único gasto de suministros en el que añadir el agua, la luz, el gas...), clica en añadir concepto para añadir un segundo concepto aparte del que ya aparece por defecto.
Pagado: marcar este botón para indicar si el gasto se ha pagado al proveedor, no para indicar si el inquilino lo abonó.
Repercutible: este botón indica que el gasto lo soporta otra persona. Hay que indicar que el gasto se repercute en balance de suministros, al inquilino e indicar qué inquilinos (si hay varios en el piso) lo soportarán. Aparecerá también un intervalo de fechas, que indican las fechas de facturación del gasto. Si un inquilino entra o se marcha a mitad del periodo, solo se le cobrará la parte proporcional por su estancia.
Una vez creado el gasto, aparecerá en la pestaña Gastos el importe pendiente de Compensar. Clicando en la flecha junto a los nombres de los inquilinos que lo soportan se puede ver el importe que debe pagar cada uno en función de su estancia.
3. Comprueba la diferencia entre los anticipos pagados y los gastos reales
Esto se puede ver en la pestaña de reportes, tanto dentro del inmueble como en la pestaña Reportes del menú de la izquierda. Busca el informe que se llama Balance de suministros. Allí puedes ver cuánto ha pagado cada inquilino de anticipo, cuál es el importe de cada gasto marcado como anticipo (desglosado por tipo de gasto) y el balance entre los dos.
Si el inquilino ha pagado menos que el gasto real que ha habido, aparecerá una opción junto al importe del Balance de Generar ingreso, para cobrar esa cantidad junto con la siguiente mensualidad o generar en el momento un ingreso del importe que debe.
