Antes de comenzar debemos añadir, si no lo hemos hecho antes, los datos de facturación del inquilino, los datos del emisor del fichero y el mandato SEPA.

Para añadir los datos necesarios del pagador, debemos ir a la pestaña del inmueble, abrir el acordeón de Inquilinos y editar o crear el contacto del inquilino pagador. En la parte derecha de la pantalla aparecerá un desplegable de datos de facturación. Si lo abrimos, podremos rellenar la información de facturación.

Los datos obligatorios para rellenar son:

Después, para incluir los datos de facturación del emisor, entra en la pestaña de Finanzas - Facturación, en el apartado de Datos de facturación y subapartado de Emisores de factura. Abre el acordeón de Emisores de factura y clica Ver el emisor de factura a nombre del que cobras. También puedes crear un nuevo emisor de cero. Rellena con el nombre, DNI/CIF, dirección y datos bancarios del emisor.

Debe haber tantos emisores como personas o sociedades a nombre de las que remeses. En caso de trabajar con varias cuentas bancarias que pertenecen a la misma sociedad, añade varios emisores con los mismos datos de nombre, DNI, dirección... variando el IBAN y, recomendado, la referencia para distinguirlos.

Después puedes crear el Mandato SEPA en la pestaña de Finanzas - Métodos de pago, en la pestaña de Remesas y el subapartado de Mandatos. Clica en Añadir Mandato. Indica el emisor, el tipo de receptor y quién es, la fecha de firma y el identificador.

El Mandato SEPA no es obligatorio crearlo para generar el fichero, si no añades aquí el que tengas ya firmado, el programa generará uno automáticamente.

Una vez añadidos datos de emisor, receptores y mandato, en la pestaña de Finanzas - Métodos de pago, en la pestaña de Remesas clica en Añadir Remesa

En el menú de creación de la remesa rellena:

A la derecha de la pantalla podrás ver los ingresos pendientes de pago que podrás incluir en la remesa. Filtra por receptores, inmuebles, etiquetas, fechas, método de pago del inquilino... si falta algún dato por completar en algún importe que impide su inclusión en la remesa, el importe aparecerá sin marcar y su tarjeta indicará que faltan datos por completar, que pueden indicarse clicando sobre el campo subrayado COMPLETAR.

Ten en cuenta, si has activado la opción de remesa B2B, que solo aparecerán sugeridos para incluir los ingresos cuyos pagadores se hayan configurado como empresas como se indicaba al inicio del artículo.

Una vez creada la remesa, pulsa en los tres puntos de la tarjeta para descargar el Fichero SEPA XML para poder subirlo al banco y ejecutar las domiciliaciones.

Deberás crear varios ficheros si cobras en varias cuentas bancarias o en varias fechas diferentes.

Si tras haber generado el fichero de remesas SEPA hay algún dato que no estuviera correcto puedes editar el ingreso, el emisor, el pagador... y clicar en los tres puntos y Regenerar fichero para actualizar el fichero. Lo que no es posible es añadir ingresos  nuevos a un fichero existente, habría que generar un fichero nuevo.

Para marcar los ingresos de la remesa como pagados, en la misma pestaña de Remesas dentro del apartado Facturación - Métodos de pago, clica en los tres puntos de la tarjeta y pulsa Ver. Allí podrás ver todos los ingresos desglosados. Para marcar todos los ingresos de la remesa como pagados, pulsa el botón con forma de check en la parte superior del formulario, sobre el listado de movimientos. También puedes pulsar Marcar Pagado en la tarjeta de cada ingreso si quieres elegir manualmente cuáles han sido pagados. Los pagos se crearán automáticamente en los ingresos de cada inmueble.

También puedes marcar el pago de la remesa SEPA desde conciliación bancaria si escoges la opción de movimientos tipo remesas en la mitad derecha de la pestaña conciliación bancaria tras seleccionar el movimiento.

Si tras marcar la remesa como pagada algún importe se devuelve, podéis gestionarlo también clicando en los tres puntos y Ver la remesa. Los importes, una vez pagados, tendrán la opción de Marcar devuelto. Clica allí para indicar que el pago se ha devuelto. Para automatizar más las devoluciones puedes descargar del banco el fichero XML de las devoluciones y adjuntarlo en el apartado Importar XML del formulario Ver la remesa. Se localizarán automáticamente todos los ingresos del listado y marcarán devueltos.

En el inmueble el importe figurará Devuelto, con la opción de marcar su pago de nuevo manualmente, desde conciliación bancaria o con la posibilidad de incluirlo en una nueva remesa SEPA. El ingreso tendrá incluidos dos pagos, uno positivo y otro negativo que refleje la devolución.

⚠️Recuerda que los ficheros SEPA B2B no admiten devoluciones, por lo que si el fichero generado es un B2B no funcionará la opción de marcar devueltos los movimientos.

Si quieres conciliar un movimiento negativo del banco con una devolución de un concepto del fichero SEPA, los ingresos asociados a la remesa primero deben figurar pagados siguiendo los pasos del apartado anterior. 

Una vez hecho esto, en la pestaña Conciliación bancaria selecciona el movimiento negativo con el que conciliar la devolución y entra en el apartado de Remesas de la mitad derecha de la pantalla para buscar entre las distintas remesas SEPA generadas. Elige la opción de movimientos conciliados o pendientes de conciliar según se marcara el pago de la remesa desde conciliación o fuera y clica en el icono en forma de bloc de notas de la tarjeta de la remesa para acceder al detalle.

En la pestaña que se abrirá a continuación de desglose de movimientos, habrá que marcar en el movimiento que se corresponda con la devolución tanto:

Puedes seleccionar la fecha de devolución al marcar un pago de remesa como devuelto. Esto asegura que la fecha de devolución reflejada en el ingreso y el asiento contable sea correcta, evitando incongruencias si la devolución ocurrió días antes.

Después, al acceder al ingreso aparecerá la fecha de devolución que ha sido marcada en la acción anterior.