1. Información previa necesaria
Antes de comenzar debemos añadir, si no lo hemos hecho antes, los datos de facturación del inquilino, los datos del emisor del fichero y el mandato SEPA.
Para añadir los datos de facturación del inquilino, debemos ir a la pestaña del inmueble, abrir el acordeón de Inquilinos y editar o crear un inquilino. En la parte derecha de la pantalla aparecerá un desplegable de datos de facturación. Si lo abrimos, podremos rellenar la información de facturación.
Rellena con los datos del nombre, la referencia, el DNI/NIF y la cuenta bancaria. El BIC se calculará automáticamente si es una cuenta bancaria española.
Después, para incluir los datos de facturación del emisor, entra en la pestaña de Contabilidad, en el apartado de Facturación a añadir los datos de facturación del emisor. Abre el acordeón de Emisores de factura y pincha en Añadir Emisor. Rellena con el nombre, DNI/CIF, dirección y datos bancarios del emisor.
Crea tantos emisores como personas o sociedades a nombre de las que cobres.
Después puedes crear el Mandato SEPA en la pestaña de Contabilidad, en la pestaña de Facturación. Abre el acordeón de Mandatos y pincha en Añadir Mandato. Indica el emisor, el tipo de receptor y quién es, la fecha de firma y el identificador.
El Mandato SEPA no es obligatorio, si no añades aquí el que tengas ya firmado, el programa generará uno automáticamente.
2. Cómo crear el fichero SEPA de remesas
Una vez añadido todo esto, entra en el apartado de Remesas en Contabilidad. Pincha en Añadir Remesa e indica el emisor y los conceptos de remesa y recibo. A la derecha de la pantalla rellena:
Emisor: la persona o la empresa a nombre de la que se emite el fichero SEPA.
Concepto de remesas: el concepto con el que se remesará a cada pagador.
Concepto de recibos: es un campo opcional, el concepto que aparecerá en el recibo de pago.
Sufijo: el más habitual es el 000. Consulta en tu usuario del banco con el que trabajes el sufijo a indicar.
Fecha de emisión: el día que el fichero se sube al banco
Fecha de cargo: la fecha en la que se efectúa la remesa. Dependiendo del banco, podrá coincidir o deberá ser posterior a la fecha de emisión.
A la derecha de la pantalla podrás ver los ingresos pendientes de pago que podrás incluir en la remesa. Filtra por receptores, inmuebles, etiquetas, fechas... si falta algún dato por completar en algún importe que impide su inclusión en la remesa, el importe aparecerá sin marcar y su tarjeta indicará que faltan datos por completar, que pueden indicarse clicando sobre el campo subrayado COMPLETAR.
Una vez creada la remesa, pulsa en los tres puntos de la tarjeta para descargar el Fichero SEPA XML para poder subirlo al banco y ejecutar las domiciliaciones.
Deberás crear varios ficheros si cobras en varias cuentas bancarias o en varias fechas diferentes.
3. Cómo marcar como pagados los ingresos
Para marcar los ingresos de la remesa como pagados, en el apartado de Remesas en Conciliación pincha en los tres puntos de la tarjeta y pulsa Ver. Allí podrás ver todos los ingresos desglosados. Para marcar todos los ingresos de la remesa como pagados, pulsa el botón que indica Marcar pagado. También puedes pulsar Marcar Pagado en la tarjeta de cada ingreso si quieres elegir manualmente cuáles han sido pagados. Los pagos se crearán automáticamente en los inmuebles en ambos casos.
4. Cómo controlar las devoluciones
También puedes marcar los ingresos de la remesa como devueltos pinchando en Marcar devuelto en el botón de la parte superior de la pantalla, o bien de uno solo de los ingresos pinchando en Marcar devuelto en la tarjeta. Si los ingresos ya estaban marcados como pagados, se eliminará el pago en los inmuebles. Podrás volver a marcarlos como pagados en cualquier momento.
