Si necesitas crear una factura, nosotros recomendamos utilizar la funcionalidad de Borrador de factura. Esto significa que generamos un PDF igual que el de la factura al que no asignaremos número (y opcionalmente fecha) para que se puedan revisar los conceptos, datos de emisor y receptor, importes... y corregir o editar cualquier detalle incorrecto.
Este artículo explicativo indica cómo generar una factura puntual. Si queréis configurar la facturación automática, podéis revisar los siguientes artículos explicativos, que indican cómo automatizar la facturación:
¿Cómo creo el borrador de factura?
Para crear un borrador de factura, entra en la pestaña Inmuebles del menú de la izquierda y clica en la tarjeta del inmueble en la que crear el borrador.
Dentro del inmueble, clica en Ingresos o Liquidaciones según dónde se vayan a crear el borrador. En Ingresos se crearán facturas de importes cobrados directamente. En liquidaciones facturas de importes cobrados descontados de un pago (por ejemplo, facturar los gastos que se descuentan de la fianza) o facturas negativas, como es el caso de una factura de abono.
Una vez sepáis qué tipo de factura queréis, clicad en Generar ingreso/liquidación.
Una vez dentro del apartado de generar un ingreso o liquidación, rellena el formulario indicando los siguientes campos:
Fecha de ingreso/liquidación: fecha contable del ingreso. Nosotros recomendamos que se mantenga la fecha por defecto del día en curso en el que se realiza este cambio.
De quién: el contacto o empresa emisora de la factura.
A quién: qué tipo de receptor de factura será, si un inquilino, un propietario o un proveedor añadido al inmueble.
Contacto: seleccionar al contacto o contactos de la categoría previa que recibe la factura. En caso de elegirse varios contactos, se dividirá el importe entre ellos.
En el caso de los conceptos, dependiendo del tipo de ingreso o liquidación que se genere podrán aparecer distintos tipos de conceptos que seleccionar:
Contratos: este concepto permite seleccionar el contrato de alquiler o cualquier concepto relacionado con el contrato: fianza, cuotas de suministros, servicios adicionales especificados en el contrato de alquiler...
Gastos pendientes de cobro: gastos marcados como "repercutibles" y que se sumarán al importe en el caso de los ingresos y se descontarán del total en el caso de las liquidaciones. En las liquidaciones existe también la opción ingresos pendientes de pago, que añade los ingresos marcados como "repercutibles".
Conceptos personalizados: este apartado sirve para añadir manualmente cualquier cantidad que se quiera facturar.
Desciende después hasta el apartado de Configuración adicional y activa si no estaba ya la opción Generar factura. En el apartado de Información de factura aparecerá marcado ya por defecto Crear borrador de factura. Elige la serie de facturación que seguirá con esta factura. La generación de borradores tiene dos opciones:
Emitir manualmente: una vez se genere el ingreso, el borrador de factura quedará eternamente creado a la espera de que el gestor lo revise y decida emitir la factura. Si se elige esta opción, la fecha de las facturas no podrá elegirse, llevará la fecha del día en el que se emitan. Por ejemplo, si el borrador se crea el 25 del mes y el gestor no las revisa hasta el 28 del mes, las facturas llevarán fecha día 28 sin que se pueda elegir la fecha. Si el gestor crea el borrador el 25 del mes, lo revisa al momento y emite la factura, la factura llevará fecha del 25.
Programar la emisión: es decir, se indica una fecha de emisión, la fecha que llevará la factura, que será también la fecha en la que el borrador se convertirá automáticamente en una factura emitida, inalterable y vinculada a la plataforma del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo, si el ingreso o liquidación se crea (junto con el borrador de factura) el día 25 del mes con fecha de emisión de factura el 1 del mes siguiente. Se dispone en este caso de un plazo (en el ejemplo, entre el 25 y el 30/31 del mes) para revisar, editar o borrar. A partir del día 1 del mes se convertirán en facturas emitidas automáticamente, se les asignará un número de factura y ya no podrán editarse. Si se elige esta opción, la fecha de emisión de factura deberá ser posterior al día en el que se está trabajando.
Puedes también marcar como Pagado directamente el importe de la factura y, en la parte inferior del formulario, Ocultar ingresos/liquidaciones, para que el receptor no pueda ver la factura ni el importe pendiente de pago. Clica en la opción Generar en la parte inferior del formulario para crear el borrador de la factura.
Revisión de borradores y emisión de facturas
Revisa los borradores de factura
Una vez creados los ingresos o liquidaciones con borradores asociados, dentro del inmueble se puede visualizar el PDF del borrador clicando sobre el botón de Factura adjunta en las tarjetas.
Para revisar todos los borradores desde la misma pestaña, entra en la pestaña Pagos y cobros del menú desplegable de la izquierda y en Facturas.
Clica en el apartado Borradores para ver el listado de borradores creados. Clica sobre la tarjeta del borrador que quieras revisar. Se desplegará un menú a la izquierda de la pantalla con los detalles del borrador. Los datos disponibles serán:
Fecha de emisión: si se ha especificado el día en el que el borrador se convertirá en factura.
Conceptos que llevará la factura. Es posible que el ingreso o liquidación de origen incluyan más conceptos, en este caso solo se muestran los que se ha especificado que incluya la factura
Datos de emisor y receptor
Clicando en la parte superior del formulario en Ver Ingreso/liquidación puedes acceder al apartado de edición de la información de la factura.
En la parte inferior del formulario está la opción de Previsualizar borrador para revisar el PDF del borrador de factura o Emitir factura, para crear al momento la factura con los datos del borrador.
Emite facturas masivamente
Para no emitir las facturas una a una y generar todas las facturas a la vez, desde la pestaña Pagos y Cobros, el apartado Facturas y la sección de Borradores clica sobre la opción Seleccionar todo. Es posible también filtrar previamente los borradores por intervalo de fechas, tipo de receptor, emisor... para sólo convertir en facturas las filtradas.
Se mostrará entonces un icono en forma de hoja de papel. Clica ahí para emitir las facturas seleccionadas.
Estas facturas llevarán la fecha del día en el que se emitan y aparecerán en el apartado de facturas Generadas en la pestaña de Pagos y Cobros. En caso de que en un borrador faltara algún dato, la emisión daría fallida y permanecería como Borrador hasta que se editara el ingreso o liquidación de origen para completar los datos faltantes.