Si has emitido una factura (es decir, has convertido un borrador en factura y ahora tiene asociada una fecha de factura y un número de factura) es posible todavía editar algunos datos de la misma, siempre y cuando el emisor de la factura no tenga activa la nueva normativa de facturación. Es decir, si en el emisor está activo este apartado, no se podrá editar nada de la factura y la única opción si algún dato de la factura no es correcto es anular la factura o generar una factura rectificativa.
Tampoco es posible, sin importar la configuración del emisor, editar una factura rectificativa o la factura rectificada original.
¿Qué datos de la factura se pueden editar?
Los datos de la factura que pueden editarse son:
Datos del emisor y receptor: nombre, dirección, método de pago, observaciones...
Conceptos: se pueden crear o borrar conceptos de la factura, así como cambiar el texto del concepto.
Importes: es posible editar las cantidades de los conceptos, así como el porcentaje de impuesto y retención asociado.
¿Qué datos no se pueden editar?
La fecha de la factura: siempre se corresponderá con la fecha en la que se emitió la factura, sin poder indicar fechas de factura pasadas o futuras.
El número de la factura: para garantizar la correlación y la imposibilidad de huecos en la numeración, no es posible editar el número de las facturas.
En rojo: NO puede editarse
En verde: puede editarse
¿Cómo edito la factura?
Para editar la factura, puedes trabajar desde distintos apartados:
Dentro del inmueble
Entra en la pestaña Ingresos/Liquidaciones (según dónde esté generada la factura) y clica en los tres puntos y Ver en el ingreso o liquidación que tenga la factura adjunta.
En la pestaña "pagos y cobros"
En la pestaña Pagos y Cobros del menú desplegable de la izquierda:
Clica en la opción Facturas
Busca en el apartado de facturas Emitidas la tarjeta de la factura a editar.
Clica sobre la tarjeta de la factura
Clica en los tres puntos de la parte superior derecha del menú que se despliega y la opción en Editar ingreso/liquidación
Desde el reporte de facturas
En la pestaña Reportes del menú de la izquierda y en el reporte de Facturas, clica en el campo Liquidación/Ingreso de la segunda columna Procedencia. Redirigirá en otra pestaña del nagevador al formulario de edición.
Para cualquiera de los tres casos, se abrirá un menú con los datos del Ingreso/Liquidación asociado a la factura. Clica en la parte superior derecha en Editar ingreso/liquidación.
En la pestaña siguiente podrás editar los datos de importes y conceptos, y en la parte inferior del formulario los datos de emisor y receptor. Una vez indicados los cambios, clica en Guardar el ingreso/liquidación y se habrá actualizado la factura.
¿Qué ocurre si la factura se envió automáticamente al receptor antes de su edición?
Si una factura emitida ya se ha enviado, no se reenvía automáticamente al editarla. Para reenviar la factura:
Dentro del inmueble
Entra en la pestaña Ingresos/Liquidaciones (según dónde esté generada la factura) y clica en los tres puntos y Enviar via email en el ingreso o liquidación que tenga la factura adjunta.
En la pestaña Pagos y Cobros
En la pestaña Pagos y Cobros del menú desplegable de la izquierda:
Clica en la opción Facturas
Busca en el apartado de facturas Emitidas la tarjeta de la factura a editar.
Clica sobre la tarjeta de la factura
Clica en los tres puntos de la parte superior derecha del menú que se despliega y la opción en Enviar via email.
Desde el reporte de facturas
En la pestaña Reportes del menú de la izquierda y en el reporte de Facturas, clica en el campo Enviar de la quinta columna Número de factura.
Recuerda que para enviar las facturas desde la plataforma a los contactos, éstos deberán estar invitados o tener activa la opción Notificar a usuario no registrado, y que la notificación de inquilinos de envío de facturas debe estar activada en la configuración de notificaciones del gestor principal. Puedes consultar en qué consisten estas configuraciones en el siguiente artículo explicativo.